Tiedonohjaussuunnitelma TOS
Mitä TOS sisältää?
Tiedonohjaussuunnitelma TOS näyttää yliopiston toimintaa neljään päätehtävään ja näiden alatehtäviin jaoteltuna. TOS sisältää näistä tehtävistä syntyvien asiakirjojen ja niihin verrattavien tietoaineistojen käsittelyyn liittyvää informaatiota.
TOS näyttää organisaatiossa syntyvistä asiakirjoista ja tiedoista niiden rekisteröintijärjestelmän (esim. SAHA, Workday, Sisu jne.), julkisuuslain mukaisen julkisuuden, säilytysajat, henkilötietoluonteen sekä mahdollista lisätietoa asiakirjan käsittelyyn liittyen.
TOS auttaa yliopistoa järjestämään ja ohjaamaan syntyvää tietoa, mutta antaa myös tiedonhakijalle lisätietoa yliopiston toiminnassa syntyvistä aineistoista ja auttaa löytämään etsimäänsä tietoa.
Tiedonohjaussuunnitelma on rakennettu asialähtöisesti, eli se ei noudata suoraan yliopiston yksikköjakoa, vaan lähestyy tietoa asiapohjaisesti tehtävien kautta.
Miksi yliopistolla on TOS?
Tiedonohjaussuunnitelma TOS täyttää arkistolain (831/1994) viranomaisilta edellyttämän arkistonmuodostussuunnitelman vaatimukset ja ohjaa lisäksi yliopiston sähköisessä asianhallintajärjestelmässä (SAHA) säilytettävää tietoa varmistaen samalla hyvän tiedonhallintatavan (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 621/1999).
Provostin 9.2.2016 tekemän päätöksen mukaisesti Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelmaa sovelletaan taannehtivasti 1.1.2010 alkaen kaikkeen Aalto-yliopistossa tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti kertyneeseen aineistoon, sekä soveltuvin osin myös perustajayliopistojen aineistoihin.
TOS:n ylläpito ja tietojen päivittäminen
TOS:n ylläpidosta vastaa yliopiston asiakirjahallintapalvelut ja TOS on yliopiston toiminnan muutosten myötä päivittyvä dokumentti. Se on valmisteltu yhdessä yliopiston palveluorganisaatioiden ja prosessinomistajien kanssa ja muutokset sovitaan yhteistyössä prosessien omistajien kanssa.
Kaikkea yliopistossa muodostuvaa tietoa ei voida kattavasti yksilöidä TOS:ssa, mutta jos huomaat puutteen TOS:n tiedoissa, kannattaa tästä olla yhteydessä. Päivitystarpeista voi lähettää sähköpostia arkisto@aalto.fi
| ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤ | ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤n sisältö | ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤n numero |
|---|---|---|
| Yliopiston lainsäädännöllinen ohjaus ja valtionhallinnon tiedottaminen | Yliopiston lainsäädännöllinen ohjaus ja valtionhallinnon tiedottaminen | 00.00 |
| Strateginen suunnittelu, tavoitteet ja seuranta | Strategiset tavoitteet ja seuranta; strategiakeskustelut; OKM-Aalto-neuvottelut, -sopiminen ja rahoituksen myöntäminen, sekä palaute yliopistolle; yliopiston toimintaa kuvaavat kokonaistilastot | 00.01 |
| Operatiivinen suunnittelu ja resursointi | Budjetointi ja rahanjako; toimintakertomus ja tilinpäätös; erityisavustusten ja apurahojen hakeminen yliopiston operatiiviseen toimintaan | 00.01.02 |
| Organisaatiomuutokset | Yliopiston, sen korkeakoulujen ja muiden yksiköiden, toiminnon tai vastaavan perustaminen, lakkauttaminen, muuttaminen ja nimenmuutoksista päättäminen | 00.01.03 |
| Toiminnan arviointi | Arviointien ja akkreditointien toteuttaminen; yliopiston toimintaan liittyvät sisäiset selvitykset | 00.01.05 |
| Yliopiston säännöt, määräykset ja ohjeet | Aalto-korkeakoulusäätiön säännöt; johto- ja ohjesäännöt; opintoja, opiskelua, tutkimusta, HR:ää, taloutta, sekä muita toimintoja koskevat ohjeet ja säännöt | 00.01.06 |
| Yliopiston toimintaa koskeva yhteistyö ja sopimukset sekä viranomaisluvat | Verkosto-, yhteistyö- ja puitesopimukset; lyhyen aikavälin sitoumukset; yhteistoiminnalliset sopimukset; yliopiston toimintaa koskevat viranomaisluvat; yliopiston rekisteritietojen luovuttaminen; yliopistoon kohdistuva viranomaisvalvonta | 00.01.07 |
| Yhteiskunnallinen vaikuttaminen | Lainsäädäntöön vaikuttaminen ja lausuntojen antaminen lainsäädäntöön liittyen; yliopiston toiminta-alueisiin vaikuttaminen ja lausuntojen antaminen; yliopiston edustaminen yhteistyöelimissä; yliopiston toiminta-alueisiin liittyvät kannanotot | 00.01.08 |
| Toimivallan delegoiminen | Yliopisto- ja korkeakoulutasojen toimivallan delegoiminen, vaalien järjestäminen, toimielinten valinta ja kokoonpano, allekirjoitus- ja hyväksymiskäytännöt | 00.02 |
| Yliopistotason ja korkeakoulujen pöytäkirjamuotoinen päätöksenteko | Yliopistotason ja korkeakoulujen pöytäkirjamuotoinen päätöksenteko | 00.03 |
| Korkeakoulujen, laitosten ja erillisyksikköjen pöytäkirjamuotoinen päätöksenteko | Korkeakoulujen, laitosten ja erillisyksikköjen pöytäkirjamuotoinen päätöksenteko | 00.04 |
| ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤ | ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤n sisältö | ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤n numero |
|---|---|---|
| HR-palvelut | Työehdoista sopiminen; tehtävien perustaminen, täyttö ja vapautuminen; akateemisilla urilla eteneminen; akateemiset arvonimet; palvelussuhteiden hallinta; palkanmaksu; matkustaminen; työterveyshuolto; työhyvinvointipalvelut; työsuojelu; palkitseminen; henkilöstökoulutus; yhteistoimintaneuvottelut; tasa-arvoasiat; opettajien ja tutkijoiden vaihto-ohjelmat; luottamusmiestoiminta | 01.00 |
| Talouspalvelut | Verot; kirjanpito; omaisuuden hallinta; hankinnat; vakuuttaminen; rahastot ja apurahojen myöntäminen | 01.01 |
| Oikeudelliset asiat | Rikostapaukset; riita-asiat; hallinto-oikeudelliset asiat; työoikeudellinen kuuleminen; kantelut; kurinpito; rekisteritietojen tarkistaminen; tietopyynnöt; tietosuojarikkomukset | 01.02 |
| Kiinteistötoimi ja tilapalvelut | Valmiussuunnittelu ja paloturvallisuus; kiinteistö-omaisuuden hallinta; rakennusten käyttö; kampussuunnittelu | 01.03 |
| IT-palvelut | Yliopiston kokonaisarkkitehtuuri, tietoturva-asiat | 01.04 |
| Viestintä-, markkinointi- ja tapahtumapalvelut | Brändinrakentaminen ml. yliopiston omat tavaramerkit; sisäinen ja ulkoinen viestintä, verkkoviestintä; tapahtumien ja tilaisuuksien järjestäminen; av-aineiston käytöstä sopiminen | 01.05 |
| Kokoelma- ja julkaisutoiminta | Kirjastopalvelut; julkaisutoiminta; asiakirjahallinta ja pysyvästi säilytettävät arkisto- ja esinekokoelmat | 01.06 |
| Alumnisuhteiden edistäminen ja ylläpito | Alumnisuhteiden edistäminen ja ylläpito | 01.07 |
| ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤ | ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤n sisältö | ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤n numero |
|---|---|---|
| Opiskelijavalinta | Perusteet ja kriteerit; hakeminen, valintakokeet ja opiskelijaksi hyväksyminen; opinto-oikeuden muutokset | 02.00 |
| Opetuksen suunnittelu, opiskelijan ohjaus ja opintososiaaliset asiat | Opetuksen aikataulu ja suunnittelu; opiskelijan opiskelun suunnittelu; opintopsykologin ja urapsykologin palvelut; yritystapahtumat opiskelijoille; ylioppilaskunta-asiat; opiskelijan epäasiallista käyttäytymistä koskevat selvitykset | 02.01 |
| Opetuksen järjestäminen ja opintosuoritukset | Ilmoittautuminen ja osallistuminen; opintosuoritukset; oikaisupyyntöprosessi; opetusaineistot; opintojen hyväksilukeminen | 02.02 |
| Tutkinnon myöntäminen ja muut todistukset | Opinnäytteiden ohjaaminen ja hyväksyminen; oikaisunhakuprosessi; myönnetyt todistukset | 02.03 |
| Opiskeluajan taloudellinen tukeminen | Lukuvuosimaksut ja muut opinnoista perittävät maksut | 02.04 |
| Koulutus- ja yliopistoyhteistyöhankkeet ja -sopimukset | Kotimainen ja kansainvälinen koulutus ja yliopistoyhteistyö opintoasioissa; maksullinen sopimuskoulutus; opetuksen ja oppimisen hankkeet; opintoprojektit; opetusaineistoihin liittyvät immateriaalioikeudet | 02.05 |
| Hyvän tieteellisen käytännön loukkausepäilyt | Hyvän tieteellisen käytännön loukkausepäilyt | 02.06 |
| Opiskelijaliikkuvuuden ja työharjoittelun järjestäminen | Opiskelijavaihto-ohjelmat; kotimainen ja kansainvälinen työharjoittelu | 02.07 |
| Opintoasioiden kyselyt ja tilastoiminen | Opintoasioiden kyselyt ja tilastoiminen | 02.08 |
| °Õä²â»å±ð²Ô²Ô²â²õ°ì´Ç³Ü±ô³Ü³Ù³Ü²õ | Tuettu täydennyskoulutus; työvoimakoulutus; yliopistopedagoginen koulutus | 02.09 |
| ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤ | ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤n sisältö | ´¡²õ¾±²¹°ù²â³ó³¾Ã¤n numero |
|---|---|---|
| Tutkimuksen tukipalveluiden toteuttaminen | Yhteisrahoitteinen tutkimus; maksullinen palvelutoiminta; tutkimusyhteistyö | 03.01 |
| Innovaatiopalvelut | Immateriaalioikeudet; tavaramerkit; yrittäjyyspalvelut | 03.02 |
| ³Û°ù¾±³Ù²â²õ²â³ó³Ù±ð¾±²õ³Ù²âö | Kumppanuuksien tukeminen | 03.03 |
| Tutkimuseettinen ennakkoarviointi | Tutkimuseettinen ennakkoarviointi | 03.04 |