Kulkuluvat, kulkutunnisteet sekä avain- ja kulunhallinta Otaniemen kampuksella
Tältä sivulta löydät ohjeet kulkutunniste- ja kulkulupa-asioihin sekä avainhallintaan ja pääsyyn rakennuksiin Otaniemen kampuksella.
Tunnisteen käyttöönotto ja laajempien oikeuksien pyytäminen: Henkilöstö ja vierailijat (vierailu yli 1kk)
Ohje henkilöstölle ja pidempiaikaisille vierailijoille (vierailu yli 1 kk) kulkutunnisteen käyttöönottoon ja laajempien kulkuoikeuksien pyytämiseen.
Kulkuoikeuden aktivointi kulkutunnisteeseen
Aalto ID/sähköpostiosoite toimii käyttäjätunnuksena kirjautumisessa -itsepalveluportaaliin.
Uusi työntekijä tai vierailija hakee aulapalvelusta tyhjän kulkutunnisteen ja rekisteröi sekä aktivoi kulkutunnisteen itsepalveluportaalissa .
Vierailijat Aallossa
Vierailijalla tarkoitetaan henkilöä, joka ei ole työsuhteessa Aaltoon eikä siten saa Aallosta palkkaa, mutta esimerkiksi käyttää Aallon tiloja ja/tai välineitä ja/tai hänellä on vierailijatunnukset Aallon järjestelmiin. Kaikki vierailijat täytyy aina ilmoittaa omalle HR-yksikölle, jotta yliopiston tiloja tai järjestelmiä käyttävät henkilöt voidaan rekisteröidä.
Kulkuoikeuden laajentaminen
Työntekijä tai vierailija, jolla on tarve päästää erikoistiloihin, valitsee itsepalveluportaalin kautta omatoimisesti kulkuoikeudet erikoistilaan.
Kirjaudu ja valitse etusivulta ”Start a new request”. Vaihtoehdon ”Physical acces to Special zones” alta löydät listan erikoistiloista.
Huom! Kulkuoikeus Kemian tekniikan korkeakoulun (CHEM) tiloihin vaati CHEM-työturvallisuus verkkokurssin suorittamista. Mikäli työntekijä tai vierailija tarvitsee kulkuoikeuden CHEM-tiloihin, tulee hänen suorittaa verkkokurssi OpenLearning-järjestelmässä ennen kulkuoikeuden myöntämistä. Järjestelmä tarkastaa ja ⱹä kurssisuorituksen automaattisesti. Mikäli järjestelmä ⱹä kurssisuorituksen, myönnetään peruskulkuoikeuden lisäksi kulkuoikeudet CHEM:n tiloihin. Ilman hyväksyttyä kurssisuoritusta pääsy CHEM:n tiloihin ei ole mahdollista.
Mikäli kulkuoikeus edellyttää perehdytystä
- Työntekijä tai vierailija suorittaa MyCourses-järjestelmässä verkkoperehdytyskurssin. Itsepalveluportaali ohjaa työntekijää/vierailijaa suorittamaan oikean kurssin liittyen valittuun erikoistilaan.
- Pajamestari tarkistaa kurssisuorituksen. Mikäli pajamestari ⱹä kurssisuorituksen, kulkuoikeudet astuvat voimaan.
- Mikäli pajamestari ää kurssisuorituksen, MyCourses-alusta lähettää tiedon automaattisesti työntekijälle / vierailijalle.
Mikäli kulkuoikeus erikoistilaan ei vaadi perehdytyskurssia tai ohjeistusta
- Työntekijä tai vierailija pyytää kulkuoikeudet itsepalveluportaalin kautta (tarvittavat tiedot: alkamispäivämäärä, kesto ja syy).
- Pyyntö siirtyy esimiehelle, joka arvioi erikoistilan kulkuoikeuksien tarpeen. Mikäli esimies ⱹä kulkuoikeudet erikoistilaan, hän ⱹä pyynnön itsepalveluportaalissa.
- Esimiehen hyväksymä pyyntö siirtyy automaattisesti avainvastaavalle. Mikäli avainvastaava ⱹä kulkuoikeuden erikoistilaan, laajemmat kulkuoikeudet päivittyvät ja astuvat voimaan automaattisesti. Henkilölle lähetetään hyväksytystä pyynnöstä sähköposti-ilmoitus.
- Mikäli esimies tai avainvastaava ää pyynnön erikoistilaan, työntekijä / vierailija saa automaattisesti tiedon hylätystä päätöksestä.
Vierailijoiden kulkuoikeudet määritellään vierailijasopimuksessa
Vierailun ehdot ja vierailijan rooli Aallossa kirjataan vierailijasopimukseen. Joulukuusta 2023 alkaen uusin ja uusittaviin vierailijasopimuksiin liittyvät vierailijan kulkuoikeudet Otaniemen kampukselle tai muihin toimipisteisiin voidaan määritellä tarvekohtaisesti.
Aalto-tunnuksen voimassaolo on sidoksissa vierailijasopimukseen ja Workday-järjestelmään merkittyihin päivämääriin. Uusiin ja uusittaviin vierailijasopimuksiin liitetyt Aallon sähköpostiosoitteet ovat vaiheittain joulukuusta 2023 alkaen vierailijasähköpostiosoitteita, esimerkiksi: ext-etunimi.sukunimi@aalto.fi.
Kulkuoikeus, kuten IT-tunnuksetkin, on sidottu voimassa olevaan vierailijasopimukseen ja Workdayssä vierailun kestoksi merkittyihin päivämääriin. Kun vierailijasopimus on voimassa, hän voi hakea kulkutunnisteen (esim. sähkölukot rakennusten pääovissa) kuten työntekijä. Rakennuskohtaisista mekaanisista avaimista (esim. työhuone) saa lisätietoa rakennuksen avain- tai talovastaavalta.
Kulkuoikeuden lopettaminen
Workday:hin kirjattu sopimuksen päättymispäivämäärä päättää kulkuoikeuden automaattisesti. Kulkutunniste tulee palauttaa aulapalveluun tunnisteen uudelleenkäyttöä varten.
