91�����

Aalto-Universitetet upprätthåller Alumni-personuppgiftsregistret (CRM). Alumnverksamheten grundar sig på frivilligt deltagande, och med hjälp av de personuppgifter som samlas in hanteras medlemskap, relationer, aktiviteter, mentorprogram, kommunikation och marknadsföring i anslutning till alumnverksamheten vid Aalto-universitetet. Uppgifterna kan också användas för att ta fram statistik för Aalto-universitetets bruk. Behandlingen av personuppgifter grundar sig på den personuppgiftsansvariges berättigade intresse.

Vilka personuppgifter samlas in och behandlas vid Aalto-universitetet

De personuppgifter som behandlas kan delas in i följande kategorier:

Uppgifter relaterade till alumnverksamhet, examina samt examensarbete som publicerats med samtycke.

Identifikationsuppgifter 

• namn, kontaktuppgifter
• födelsetid, kön och nationalitet (alumner)
• personbeteckning (alumner)

Länkar till den registrerades sociala medier och samtycke till publicerad diplomuppsats.

Uppgifter gällande alumnverksamhet och examina

����������ä��information tillhandahålls genom mentorprogrammet.

Uppgifter gällande fakturering

• Bankkonto
• Verifikat

Uppgifter gällande marknadsföringens inverkan

Hur samlar vi in personuppgifter

Uppgifter i anslutning till alumnverksamheten förs över från Aalto-universitetets och Aalto University Executive Education Ab´s studieregister med den registrerades tillstånd eller ges av den registrerade när hen registreras som alumn. Uppgifterna om alumner som tog examen mellan 1960 och 2021 har registrerats som en separat åtgärd 2021 och detta har kompletterats 2024.

Alumner kan också själva tillhandahålla och uppdatera sina kontaktuppgifter via alumnwebbplatsen: /en/for-alumni.

Hur länge lagras personuppgifter

• Personuppgifter lagras så länge som de behövs för det syfte för vilka de samlats in och behandlats eller så länge som förutsätts enligt lagstiftning och bestämmelser. Personuppgifter tillhörande studerande vid Aalto-universitetet lagras i enlighet med de dataskyddsmeddelanden som de berörs av och i enlighet med Aalto-universitetets informationsstyrningsplan. När en person inte längre har en giltig studierätt som omfattas av överföringen och syftet med att behandla personuppgifter i partnerskapssystemet upphör, raderas deras uppgifter senast ett år efter att den senaste giltiga studierätten som omfattas av överföringen har upphört. Uppgifter gällande partnerverksamhet raderas när samarbetsförhållandet upphör.

En person som har avslutat ett examensprogram genom Aalto University Executive Education and Professional Development (Aalto University Executive Education Ab, Aalto EE) är en del av Aalto-universitetets alumngemenskap. 

För att kvalificera sig för Aalto EE-alumnstatus måste deltagarna uppfylla något av följande kriterier:

• slutför Aalto EE:s eller dess föregångares Master of Business Administration (MBA), Executive Master of Business Administration (Executive MBA) eller Doctor of Business Administration (DBA) -program, eller
• genomför ett öppet registreringsprogram med en varaktighet på mer än fyra månader.
   

Från och med den 1 januari 2025 kan deltagare även kvalificera sig för alumnstatus genom att fylla i:

• ett öppet registreringsprogram med minst tio hela dagar av interaktioner över tid, antingen ansikte mot ansikte eller online, eller
• en kombination av öppna registreringsprogram som sammanlagt minst tio hela dagars interaktion.
   

Definitionen av alumnstatus, som träder i kraft i januari, gäller endast deltagare som börjar programmet efter den 1 januari 2025. Det gäller för deltagare som startar program efter 1 januari 2025. Dagar som ackumulerats före detta datum kommer inte att beaktas.

Mer information om Aalto EE's alumnverksamhet och de studier som kvalificerar för alumnstatus finns: .

Alumner kan också själva tillhandahålla och uppdatera sina kontaktuppgifter via alumnwebbplatsen: /en/for-alumni.

Vilka personuppgifter samlas in och behandlas vid Aalto University Executive Education Ab?

De personuppgifter som Aalto University Executive Education Ab behandlar på uppdrag av Aalto-universitetet kan delas in i följande kategorier:

Identifikationsuppgifter:

• namn, kontaktuppgifter
• födelsetid (alumner, personal)
• kön och nationalitet (alumner)

Länkar till den registrerades sociala medier.

Uppgifter gällande alumnverksamhet och genomförda fortbildningsprogram (lifewide learning), kurser och kvalifikationer.

Hur samlar vi in personuppgifter

Uppgifter i anslutning till alumnverksamheten förs över från Aalto-universitetets och Aalto University Executive Education Ab´s studieregister med den registrerades tillstånd eller ges av den registrerade när hen registreras som alumn. Uppgifterna om alumner som tog examen mellan 1960 och 2021 har registrerats som en separat åtgärd 2021 och detta har kompletterats 2024.

Alumner kan också själva tillhandahålla och uppdatera sina kontaktuppgifter via alumnwebbplatsen: /en/for-alumni.

Hur länge lagras personuppgifter

Personuppgifter lagras så länge som de behövs för det syfte för vilka de samlats in och behandlats eller så länge som förutsätts enligt lagstiftning och bestämmelser. Personuppgifter tillhörande studerande vid Aalto-universitetet lagras i enlighet med de dataskyddsmeddelanden som de berörs av och i enlighet med Aalto-universitetets informationsstyrningsplan. När en person inte längre har en giltig studierätt som omfattas av överföringen och syftet med att behandla personuppgifter i partnerskapssystemet upphör, raderas deras uppgifter senast ett år efter att den senaste giltiga studierätten som omfattas av överföringen har upphört. Uppgifter gällande partnerverksamhet raderas när samarbetsförhållandet upphör.

Personuppgifter om donatorer samlas in i samband med donationerna. Personuppgifterna används i kommunikationen med donatorer, bland annat i nyhetsbrev för donatorer och för att skicka inbjudan till evenemang för intressentgrupper. För alla donationer på 10 000 € eller mer måste tillräcklig information om givarens bakgrund och donationens ursprung inhämtas innan donationen accepteras. Därtill kan information om donatorer offentliggöras och förbli allmänt tillgänglig (till exempel kan donatorers namn publiceras på webbsidor), förutsatt att donatorn i samband med donationen har gett sitt samtycke till publicering. Behandlingen av personuppgifter baseras på att uppfylla den personuppgiftsansvariges lagstadgade skyldigheter, fullgörande av ett avtal, berättigat intresse eller den registrerades samtycke.  

Vilka personuppgifter samlas in och behandlas vid Aalto-universitetet

Identifikationsuppgifter 

• namn, kontaktuppgifter
• personbeteckning (privata donatorer)

Uppgifter om donationer

Information om välstånd hos donatorer som är tillgänglig från offentliga källor.

Hur samlar vi in personuppgifter

I anslutning till övriga tjänster samlas uppgifter i första hand in direkt från personen i samband med att hen anmäler sig eller tar kontakt.

Personuppgifter kan därtill samlas in, uppdateras och överföras från andra register vid Aalto-universitetet för att säkerställa att uppgifterna är korrekta då det finns laglig rätt, samt från handelsregistret, företags webbtjänster och applikationer, myndigheter och företag som erbjuder tjänster gällande personuppgifter samt allmänt tillgängliga webbkällor. Aalto-universitetet kan använda externa leverantörer av screeningverktyg som agerar som oberoende personuppgiftsansvariga för att identifiera potentiella privata donatorer som kan motsvara våra strategiska mål. Verktygsleverantörens information har samlats in från offentliga källor eller andra informationsleverantörer. Dessutom kan personuppgifter samlas in separat enligt överenskommelse från Aaltos samarbetspartners, till exempel för genomförande av gemensamma evenemang. Aalto-universitetets personuppgifter raderas när underlaget för databehandling upphör.

Hur länge lagras personuppgifter

Personuppgifter lagras så länge som de behövs för det syfte för vilka de samlats in och behandlats eller så länge som förutsätts enligt lagstiftning och bestämmelser. 

Hantering av donationsrelationer grundar sig på kundrelationen som skapas vid donationstillfället och kräver upprätthållande och utveckling av donatorrelationen under och efter donationsprocessen. Uppgifter relaterade till donationer bevaras i enlighet med informationsstyrningsplan.  

Listorna över intressentgrupper innehåller personer som har en sådan ställning eller arbetsuppdrag att de kan fungera som experter, mentorer, partner, gästföreläsare, forskningsobjekt eller dylikt i anslutning till Aalto-universitetets verksamhet, personer som faktureras av Aalto-universitetet i samband med till exempel terminsavgifter och personer som själva fakturerar Aalto-universitetet. Personuppgifter som samlas in inom ramen för partnerverksamheten kan också användas för att informera om verksamheten vid Aalto-universitetet och i annan kommunikation som involverar intressentgrupper. Behandlingen av personuppgifter baseras på den registeransvariges berättigade intressen och den registeransvariges lagstadgade skyldigheter (såsom fakturering, avgifter, kontroller som krävs av sanktionsregler), och uppgifterna kan samlas in och uppdateras från interna och externa register för att säkerställa deras korrekthet. 

Om personuppgifter som har samlats in i anslutning till alumn- eller partnerverksamhet används för direktmarknadsföring i kommersiellt syfte grundar sig behandlingen på ett berättigat intresse. Då iakttas .

Vilka personuppgifter samlas in och behandlas vid Aalto-universitetet

De personuppgifter som behandlas kan delas in i följande kategorier:

Identifikationsuppgifter 

• namn
• kontaktuppgifter
• födelsetid, kön och nationalitet (alumner)

Länkar till den registrerades sociala medier och samtycke till publicerad diplomuppsats.

����������ä��information tillhandahålls genom mentorprogrammet.

Uppgifter gällande alumnverksamhet och examina

Uppgifter gällande fakturering

• Bankkonto
• Verifikat

Uppgifter gällande marknadsföringens inverkan

Hur samlar vi in personuppgifter

I anslutning till övriga tjänster samlas uppgifter i första hand in direkt från personen i samband med att hen anmäler sig eller tar kontakt.

Personuppgifter kan därtill samlas in, uppdateras och överföras från andra register vid Aalto-universitetet för att säkerställa att uppgifterna är korrekta då det finns laglig rätt, samt från handelsregistret, företags webbtjänster och applikationer, myndigheter och företag som erbjuder tjänster gällande personuppgifter samt allmänt tillgängliga webbkällor. Dessutom kan personuppgifter samlas in separat enligt överenskommelse från Aaltos samarbetspartners, till exempel för genomförande av gemensamma evenemang. Aalto-universitetets personuppgifter raderas när underlaget för databehandling upphör.

Hur länge lagras personuppgifter

Personuppgifter lagras så länge som de behövs för det syfte för vilka de samlats in och behandlats eller så länge som förutsätts enligt lagstiftning och bestämmelser. Personuppgifter tillhörande personal och studerande vid Aalto-universitetet lagras i enlighet med de dataskyddsmeddelanden som de berörs av och i enlighet med Aalto-universitetets informationsstyrningsplan. När en person inte längre har en giltig studierätt som omfattas av överföringen och syftet med att behandla personuppgifter i partnerskapssystemet upphör, raderas deras uppgifter senast ett år efter att den senaste giltiga studierätten som omfattas av överföringen har upphört. Uppgifter om en anställds anställningsförhållande raderas när anställningsförhållandet upphör. Uppgifter gällande partnerverksamhet raderas när samarbetsförhållandet upphör. 

Universitet behandlar studenters personuppgifter för att tillhandahålla partnerskapstjänster (evenemang, nyhetsbrev, beställda examensarbeten för publicering, alumnievenemang, marknadsföringstjänster) och för lagstadgade uppgifter (fakturering av terminsavgifter, anmälningar om uppfinningar, alumniegister). Uppgifterna används för att hålla kontakten med avgångselever för livslångt lärande och alumniutbildningar samt för att utvärdera effektiviteten av universitetsutbildningen. Dessutom kan universitetet behandla personuppgifter för marknadsföringskommunikation eller andra specifika ändamål. För att säkerställa informationens riktighet och kvalitet registreras personuppgifterna för Aalto-universitetets examensstuderande från studentregistret till alumnregistret i början av studierna. Examensuppgifter kompletteras i alumnregistret vid examen. Behandlingen av personuppgifter baseras på den registeransvariges berättigade intresse.

Vilka personuppgifter samlas in och behandlas vid Aalto-universitetet

De personuppgifter som behandlas kan delas in i följande kategorier:

Uppgifter gällande fakturering

• Bankkonto
• Verifikat

Uppgifter gällande alumnverksamhet, examina och samtycke till publicerad diplomuppsats.

Hur samlar vi in personuppgifter

Uppgifter i anslutning till alumnverksamheten förs över från Aalto-universitetets och Aalto University Executive Education Ab´s studieregister med den registrerades tillstånd eller ges av den registrerade när hen registreras som alumn. Uppgifterna om alumner som tog examen mellan 1960 och 2021 har registrerats som en separat åtgärd 2021 och detta har kompletterats 2024.

Personuppgifter kan därtill samlas in, uppdateras och överföras från andra register vid Aalto-universitetet för att säkerställa att uppgifterna är korrekta då det finns laglig rätt, samt från handelsregistret, företags webbtjänster och applikationer, myndigheter och företag som erbjuder tjänster gällande personuppgifter samt allmänt tillgängliga webbkällor. Dessutom kan personuppgifter samlas in separat enligt överenskommelse från Aaltos samarbetspartners, till exempel för genomförande av gemensamma evenemang. Aalto-universitetets and Aalto University Executive Education Ab´s personuppgifter raderas när underlaget för databehandling upphör.

Din personliga information behandlas i partnerskapstjänster för att möjliggöra Aaltos alumnaktiviteter, intressentkommunikation och samarbete samt givaraktiviteter. Informationen är främst information du själv ger. Vi samlar bara in information som är nödvändig för vår verksamhet och du har möjlighet att påverka innehållet i din kommunikation och marknadsföring.

Hur länge lagras personuppgifter

Personuppgifter lagras så länge som de behövs för det syfte för vilka de samlats in och behandlats eller så länge som förutsätts enligt lagstiftning och bestämmelser. Personuppgifter tillhörande personal och studerande vid Aalto-universitetet lagras i enlighet med de dataskyddsmeddelanden som de berörs av och i enlighet med Aalto-universitetets informationsstyrningsplan. När en person inte längre har en giltig studierätt som omfattas av överföringen och syftet med att behandla personuppgifter i partnerskapssystemet upphör, raderas deras uppgifter senast ett år efter att den senaste giltiga studierätten som omfattas av överföringen har upphört. Uppgifter om en anställds anställningsförhållande raderas när anställningsförhållandet upphör. Uppgifter gällande partnerverksamhet raderas när samarbetsförhållandet upphör.

I enlighet med dataskyddsförordningen har du i regel rätt att få veta vilka personuppgifter rörande dig som har förts in i registret. Du har rätt att begära att vi utan onödigt dröjsmål rättar felaktiga uppgifter som rör dig. Om de uppgifter som du önskar rätta eller radera innehas av vår samarbetspartner ber vi denna gå till väga på motsvarande sätt.

Enligt dataskyddsförordningen har du också rätt att i vissa undantagsfall få dina uppgifter raderade, den så kallade ”rätten att bli bortglömd”. Denna rätt gäller i synnerhet inte då universitetets rätt att i egenskap av personuppgiftsansvarig behandla personuppgifter grundar sig på att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Om behandlingen av personuppgifter grundar sig på samtycke har du också rätt att återkalla ditt samtycke. Då kan du begära att vi tar bort uppgifter rörande dig i våra system. Om det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen raderar vi uppgifterna. 

Om du bestrider personuppgifternas korrekthet eller huruvida behandlingen av personuppgifterna är lagenlig, eller om du har invänt mot behandlingen av uppgifterna i enlighet med dina rättigheter, kan du begära att behandlingen av personuppgifterna begränsas till enbart lagring av personuppgifterna. Då begränsas behandlingen av personuppgifterna till enbart lagring av uppgifterna fram till att till exempel uppgifternas korrekthet har säkerställts.

Om du inte har rätt att begära radering av uppgifter kan du i stället begära att Aalto-universitetet begränsar behandlingen av dessa uppgifter till enbart lagring av uppgifterna.

Du har alltid rätt att invända mot att dina personuppgifter behandlas för till exempel marknadsföring.

Du kan utöva dina rättigheter genom att lämna in en begäran via portalen för personuppgifter:

Observera att om din begäran gäller ändring av kontaktuppgifter eller andra vanliga ändringar kan du kontakta servicedesk(at)aalto.fi.

Om du har frågor som gäller detta dataskyddsmeddelande kan du kontakta Aalto-universitetets dataskyddsombud:

Dataskyddsombud: Sirpa Syrjälä
Telefonväxel: 09 47001
E-postadress: tietosuojavastaava(at)aalto.fi

Om en registrerad upplever att hens personuppgifter har behandlats på ett sätt som strider mot dataskyddslagstiftningen har hen rätt att inge klagomål till dataombudsmannen (läs mer: https://tietosuoja.fi/sv).

Vi är skyldiga att informera om personuppgiftsincidenter personligen till de registrerade som berörs av incidenten. Rätten träder i kraft om incidenten sannolikt medför risk för personens rättigheter och friheter, till exempel i form av identitetsstöld, betalningsbedrägeri eller annan kriminell verksamhet.

Vid Aalto-universitetet finns en informationssäkerhetsgrupp (e-postadress: security(at)aalto.fi), som behandlar anmälningar om avvikelser gällande informationssäkerhet och dataskydd samt hjälper till med att lösa situationen, bland annat genom att undersöka eventuella dataintrång.