91ÇàÇà²Ý

Aalto-yliopisto ylläpitää Alumnirekisteriä (CRM). Alumnirekisterin henkilötietojen avulla ylläpidetään alumnisuhteita, hallitaan alumniviestintää, toteutetaan Aalto-yliopiston mentorointiohjelmaa sekä markkinoidaan Aalto-yliopiston alumnitoimintaa ja palveluita. Tietoja voidaan myös käyttää tilastotiedon tuottamiseen Aalto yliopiston käyttöön. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisiin tehtäviin sekä oikeutettuun etuun.

Mitä henkilötietoja Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee?

Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

Alumnitoimintaan, tutkintoihin sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön liittyvät tiedot.

Yksilöintiin tarvittavat tiedot, kuten:

• nimi, yhteystiedot
• syntymäaika (alumnit ja henkilökunta)
• sukupuoli ja kansalaisuus (alumnit)

Linkit rekisteröidyn sosiaalisen median sivuille sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön.

Alumnitoimintaan, tutkintoihin sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön liittyvät tiedot.

Mentorointiohjelman kautta annetut uratiedot.

Laskutukseen liittyvät tiedot

• pankkitili
• tositemateriaali

Markkinoinnin vaikuttavuuteen liittyvät tiedot.

Miten keräämme henkilötietoja?

Alumnirekisterin ylläpitoon tarvittavat tiedot tallennetaan Aalto-yliopiston ja Aalto University Executive Education Oy:n opintorekistereistä. Vuosina 1960-2021 valmistuneiden alumnien tiedot on tallennettu erillisenä toimenpiteenä vuonna 2021 ja tätä on täydennetty vuonna 2024. 

Alumni voi myös itse antaa tietojaan rekisteröitymällä alumniksi.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Aalto-yliopiston opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Kun henkilöllä ei enää ole siirron piiriin kuuluvaa voimassa olevaa opiskeluoikeutta ja henkilötietojen käyttötarkoitus kumppanuusjärjestelmässä päättyy, hänen tietonsa poistetaan viimeistään yhden vuoden kuluttua viimeisimmän siirron piiriin kuuluvan opiskeluoikeuden päättymisestä. Kumppanuustoimintaan liittyvät tiedot poistetaan suhteen päätyttyä. 

Aalto University Executive Education and Professional Developmentin (Aalto University Executive Education Oy, Aalto EE) kautta tutkinnon ja koulutusohjelman suorittanut henkilö on osa Aalto-yliopiston alumniyhteisöä. 

Alumnistatuksen saadakseen osallistujan tulee suorittaa joko:

• Aalto EE:n tai sen edeltäjien Master of Business Administration (MBA), Executive Master of Business Administration (Executive MBA) tai Doctor of Business Administration (DBA) -ohjelma, tai
• organisaatiokohtainen räätälöity Executive MBA-ohjelma, tai
• avoin ohjelma, jonka kesto on yli neljä kuukautta.
   

1.1.2025 alkaen alumnistatuksen saa myös suorittamalla:

• avoimen ohjelman, jonka kesto on vähintään kymmenen kokonaista koulutuspäivää, joko lähiopetuksena tai verkossa, tai
• useita avoimia ohjelmia, joiden  yhteenlaskettu kesto on vähintään kymmenen koulutuspäivää.
   

Tammikuussa voimaan astuva alumnistatuksen määrittely koskee vain osallistujia, jotka aloittavat ohjelman 1.1.2025 jälkeen. Tätä päivämäärää ennen kertyneitä koulutuspäiviä ei oteta huomioon. Muutos ei koske nykyisiä alumneja eikä räätälöityjen ohjelmien osallistujia.

Lisätietoja Aalto EE alumnitoiminnasta ja alumnistatukseen oikeuttavista opinnoista on osoitteessa: .

Alumni voi myös itse antaa ja päivittää yhteystietojaan Aalto.fi alumnisivuston /fi/alumneille kautta.

Mitä henkilötietoja Aalto University Executive Education Oy kerää ja käsittelee?

Aalto University Executive Education Oy:n Aalto-yliopiston puolesta käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

Yksilöintiin tarvittavat tiedot, kuten:
•    nimi, yhteystiedot
•    syntymäaika (alumnit ja henkilökunta)
•    sukupuoli ja kansalaisuus (alumnit)

Linkit rekisteröidyn sosiaalisen median sivuille.

Alumnitoimintaan ja suoritettuihin koulutusohjelmiin (lifewide learning), kursseihin ja tutkintoihin liittyvät tiedot.

Miten keräämme henkilötietoja?

Alumnirekisterin ylläpitoon tarvittavat tiedot tallennetaan Aalto-yliopiston ja Aalto University Executive Education Oy:n opintorekistereistä. Vuosina 1960-2021 valmistuneiden alumnien tiedot on tallennettu erillisenä toimenpiteenä vuonna 2021 ja tätä on täydennetty vuonna 2024. 

Alumni voi myös itse antaa tietojaan rekisteröitymällä alumniksi.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Aalto-yliopiston opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Kun henkilöllä ei enää ole siirron piiriin kuuluvaa voimassa olevaa opiskeluoikeutta ja henkilötietojen käyttötarkoitus kumppanuusjärjestelmässä päättyy, hänen tietonsa poistetaan viimeistään yhden vuoden kuluttua viimeisimmän siirron piiriin kuuluvan opiskeluoikeuden päättymisestä. Kumppanuustoimintaan liittyvät tiedot poistetaan suhteen päätyttyä. 

Lahjoittajista kerätään tarvittavat henkilötiedot heidän tekemänsä lahjoituksen yhteydessä. Henkilötietoja hyödynnetään lahjoittajille tapahtuvassa viestinnässä kuten mm. lahjoittajauutiskirjeen sekä sidosryhmätapahtumien kutsujen lähettämisessä. Kaikissa 10 000 € tai sitä suuremmissa lahjoituksissa on hankittava riittävät tiedot lahjoittajan taustasta ja lahjoituksen alkuperästä ennen lahjoituksen vastaanottamista. Lisäksi lahjoittajan tiedot voidaan julkaista ja pitää pysyvästi näkyvillä (esimerkiksi lahjoituksen tekijän nimen julkaiseminen verkkosivulla), mikäli lahjoittaja on lahjoituksen yhteydessä antanut julkaisemiseen suostumuksensa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseen, sopimuksen täytäntöön panemiseen, oikeutettuun etuun tai rekisteröidyn suostumukseen. 

Mitä henkilötietoja Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee?

Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

• nimi, yhteystiedot
• henkilötunnus (yksityislahjoittajat)

Lahjoituksiin liittyvät tiedot

Julkisista lähteistä saatavilla olevat lahjoittajien varallisuuteen liittyvät tiedot. 

Miten keräämme henkilötietoja?

Tiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään ilmoittautumisen tai muun yhteydenoton perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi Aallon muista rekistereistä silloin kun siihen on lainmukainen peruste ja lisäksi kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä. Aalto-yliopisto voi käyttää ulkoisia seulontatyökalujen tarjoajia, jotka toimivat itsenäisinä rekisterinpitäjinä palveluiden suhteen, tunnistaakseen mahdollisia yksityisiä lahjoittajia, jotka voisivat vastata strategisia tavoitteitamme. Työkalun tarjoajan tiedot on kerätty julkisista lähteistä tai muilta tietojen tarjoajilta. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä erikseen sovitusti Aallon yhteistyökumppaneilta esimerkiksi yhteisten tapahtumien toteutusta varten. Henkilötiedot poistetaan Aalto-yliopiston rekistereistä kun tietojen käsittelyperuste päättyy.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Lahjoitussuhteen hoito perustuu lahjoituksen yhteydessä syntyvään asiakassuhteeseen ja edellyttää lahjoittajasuhteen ylläpitämistä ja kehittämistä lahjoitusprosessin aikana ja sen jälkeen. Lahjoituksiin liittyvät tiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

³§¾±»å´Ç²õ°ù²â³ó³¾Ã¤³Ùiedot sisältävät tiedot yhteistyökumppaneistamme (organisaatiot) ja niiden yhteyshenkilöistä ja edustajista sekä henkilöistä, joiden asema tai tehtävä on sellainen, että heitä halutaan käyttää esimerkiksi asiantuntijoina, mentoreina, kumppaneina, vierailevina luennoitsijoina, tutkimuskohteina, tai muussa vastaavassa roolissa Aalto-yliopiston toiminnassa tai joille kohdennetaan laskutusta Aalto-yliopiston toimesta kuten lukukausimaksuja tai jotka laskuttavat Aalto-yliopistoa. Kumppanuustoiminnan yhteydessä kerättäviä henkilötietoja voidaan käyttää myös Aalto-yliopiston tai sen osan tai kumppaneiden toiminnasta tiedottamiseen sekä muuhun sidosryhmäviestintään. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun ja rekisterinpitäjän lakisääteisiin velvoitteisiin (esimerkiksi laskutus, palkkiot, pakotesääntelyn edellyttämät tarkistukset) ja niitä voidaan kerätä sekä päivittää tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi sisäisistä ja ulkoisista rekistereistä. 

Mitä henkilötietoja Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee?

Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

Yksilöintiin tarvittavat tiedot, kuten:

• nimi, yhteystiedot
• syntymäaika (alumnit ja henkilökunta)
• sukupuoli ja kansalaisuus (alumnit)

Linkit rekisteröidyn sosiaalisen median sivuille sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön.

Alumnitoimintaan, tutkintoihin sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön liittyvät tiedot.

Mentorointiohjelman kautta annetut uratiedot.

Laskutukseen liittyvät tiedot

• pankkitili
• tositemateriaali

Markkinoinnin vaikuttavuuteen liittyvät tiedot.

Miten keräämme henkilötietoja?

Tiedot kerätään ensisijaisesti henkilöltä itseltään ilmoittautumisen tai muun yhteydenoton perusteella.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi Aallon muista rekistereistä silloin kun siihen on lainmukainen peruste ja lisäksi kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä erikseen sovitusti Aallon yhteistyökumppaneilta esimerkiksi yhteisten tapahtumien toteutusta varten. Henkilötiedot poistetaan Aalto-yliopiston rekistereistä kun tietojen käsittelyperuste päättyy.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Aalto-yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Kun henkilöllä ei enää ole siirron piiriin kuuluvaa voimassa olevaa opiskeluoikeutta ja henkilötietojen käyttötarkoitus kumppanuusjärjestelmässä päättyy, hänen tietonsa poistetaan viimeistään yhden vuoden kuluttua viimeisimmän siirron piiriin kuuluvan opiskeluoikeuden päättymisestä. Henkilökunnan työsuhteeseen liittyvät tiedot poistetaan työsuhteen päätyttyä. Kumppanuustoimintaan liittyvät tiedot poistetaan suhteen päätyttyä. 

Yliopisto käsittelee opiskelijoiden henkilötietoja kumppanuuspalvelujen tuottamista varten (tapahtumiin, uutiskirjeisiin, julkaisuluvan saaneiden diplomitöiden toimeksiantajiin, alumnitoimintaan, markkinointiin liittyvät palvelut) sekä lakisääteisten tehtävien hoitamiseen (lukuvuosimaksuihin liittyvään laskutukseen, keksintöilmoituksiin, alumnirekisteriin). Yhteydenpitoon opintonsa päättäneisiin opiskelijoihin elinikäisen oppimisen ja alumnipalveluiden tarjoamiseksi ja yliopiston koulutuksen tuloksellisuuden arvioimiseksi. Lisäksi yliopisto voi käsitellä henkilötietoja markkinointiviestintään tai muuhun erityiseen tarkoitukseen. Tiedon oikeellisuuden ja laadun varmistamiseksi Aalto-yliopiston tutkinto-opiskelijoiden henkilötiedot tallennetaan opintorekisteristä alumnirekisteriin opintojen aloitusvaiheessa, tutkintotiedot täydennetään alumnirekisteriin valmistumisvaiheessa. Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Mitä henkilötietoja Aalto-yliopisto kerää ja käsittelee?

Käsiteltävät henkilötiedot voidaan jaotella seuraavasti:

Laskutukseen liittyvät tiedot

• pankkitili
• tositemateriaali

Alumnitoimintaan, tutkintoihin sekä suostumuksella julkaistuun diplomityöhön liittyvät tiedot.

Miten keräämme henkilötietoja?

Alumnirekisterin ylläpitoon tarvittavat tiedot tallennetaan Aalto-yliopiston ja Aalto University Executive Education Oy:n opintorekistereistä. Vuosina 1960-2021 valmistuneiden alumnien tiedot on tallennettu erillisenä toimenpiteenä vuonna 2021 ja tätä on täydennetty vuonna 2024. 

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi Aallon muista rekistereistä silloin kun siihen on lainmukainen peruste ja lisäksi kaupparekisteristä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista, henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä sekä yleisesti saatavilla olevista verkkolähteistä. Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä erikseen sovitusti Aallon yhteistyökumppaneilta esimerkiksi yhteisten tapahtumien toteutusta varten. Henkilötiedot poistetaan Aalto-yliopiston ja Aalto University Executive Education Oy:n rekistereistä kun tietojen käsittelyperuste päättyy.

Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin niitä tarvitaan siihen tarkoitukseen, jota varten ne on kerätty ja käsitelty tai niin kauan kuin laki ja säännökset niin edellyttävät. Aalto-yliopiston henkilökunnan ja opiskelijoiden tietoja säilytetään niitä koskevien tietosuojailmoitusten ja Aalto-yliopiston tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Kun henkilöllä ei enää ole siirron piiriin kuuluvaa voimassa olevaa opiskeluoikeutta ja henkilötietojen käyttötarkoitus kumppanuusjärjestelmässä päättyy, hänen tietonsa poistetaan viimeistään yhden vuoden kuluttua viimeisimmän siirron piiriin kuuluvan opiskeluoikeuden päättymisestä. Henkilökunnan työsuhteeseen liittyvät tiedot poistetaan työsuhteen päätyttyä. Kumppanuustoimintaan liittyvät tiedot poistetaan suhteen päätyttyä. Lahjoitussuhteen hoito perustuu lahjoituksen yhteydessä syntyvään asiakassuhteeseen ja edellyttää lahjoittajasuhteen ylläpitämistä ja kehittämistä lahjoitusprosessin aikana ja sen jälkeen. Lahjoituksiin liittyvät tiedot säilytetään tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti.

Tietosuoja-asetuksen mukaisen oikeuden nojalla sinulla on pääsääntöisesti oikeus saada tietää, mitä sinua koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Sinulla on oikeus pyytää, että oikaisemme ilman aiheetonta viivytystä sinua koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Mikäli oikaistavia tai poistettavia tietojasi on kumppanimme hallussa, niin pyydämme häntä menettelemään vastaavasti.

Tietosuoja-asetus takaa sinulle myös tietyin poikkeuksin oikeuden tietojesi poistamiseen eli niin kutsutun oikeuden tulla unohdetuksi. Tätä oikeutta ei ole erityisesti silloin kun yliopiston oikeus käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu yleistä etua koskevaan tehtävään tai julkisen vallan käyttämiseen taikka lakisääteiseen velvoitteeseen. Jos henkilötietojen käsittely on perustunut suostumukseen, sinulla on myös oikeus peruuttaa antamasi suostumus. Tällöin voit esittää meille pyynnön poistaa sinua koskevat tiedot järjestelmistämme. Mikäli henkilötietojen käsittelylle ei ole muuta laillista perustetta, poistamme tiedot.

Jos kiistät tietojen oikeellisuuden tai tietojen käsittelyn lainmukaisuuden, tai olet vastustanut tietojen käsittelyä oikeuksiesi mukaisesti, voit pyytää rajoittamaan henkilötietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen. Tietojen käsittely rajoitetaan tällöin vain tietojen säilyttämiseen, kunnes esimerkiksi tietojen oikeellisuus on varmistettu. Jos sinulla ei ole oikeutta pyytää tietojen poistamista, voit sen sijaan pyytää, että Aalto-yliopisto rajoittaa näiden tietojen käsittelyä vain tietojen säilyttämiseen.

Sinulla on aina oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä esimerkiksi markkinointitarkoituksiin.

Voit käyttää oikeuksiasi jättämällä tietosuoja-asetuksen mukaisen pyynnön henkilötietoportaalimme kautta:

Huomaathan kuitenkin, että jos kyse on yhteystietojen muutoksien ja muiden tavanomaisten muutoksien tekemisestä, voit olla yhteydessä palveluosoitteeseen servicedesk(at)aalto.fi Jos sinulla on tähän tietosuojailmoitukseen liittyviä kysymyksiä, voit ottaa yhteyttä Aalto-yliopiston tietosuojavastaavaan:

Tietosuojavastaava: Sirpa Syrjälä
Puhelinvaihde: 09 47001
³§Ã¤³ó°ìö±è´Ç²õ³Ù¾±: tietosuojavastaava(at)aalto.fi

Jos rekisteröity kokee, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, tietosuojavaltuutetulle (lue lisää: ).

Meillä on velvollisuus ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta henkilökohtaisesti niille rekisteröidyille, joiden tietoja loukkaus koskettaa. Oikeus astuu voimaan, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille, esimerkiksi identiteetinvarkauksien, maksuvälinepetosten tai muun rikollisen toiminnan muodossa.

Aallossa on tietoturvaryhmä (sähköposti security(at)aalto.fi), joka käsittelee Aalto-yliopistoa koskevat tietoturva- ja tietosuojapoikkeamailmoitukset, avustaa poikkeamien ratkaisemisessa, mm. tutkimalla mahdolliset tietomurrot.