91�����

Kenen vastuulla datan poistaminen ja siivoaminen on?

Tallennustilan omistaja (esim. tiiminvetäjä) vastaa datan siivoamisen varmistamisesta ja ohjeistuksesta. Tallennustilan käyttäjät vastaavat omasta datastaan.

Datan poistaminen

Yleisesti ottaen kaikki tarpeettomat työmateriaalit voidaan poistaa osana normaalia työtä. Poista luonnokset, työskentelyversiot ja vanhentuneet materiaalit, kun niitä ei enää tarvita. Tallenna kaikki säilytettävät tiedostot ryhmätallennustiloihin. Varaa aikaa säännölliseen siivoukseen ja tärkeän datan arkistoimiseen tiimisi kanssa. 

Jos sinulla on yksityisiä tiedostoja, kuten omia kuvia, jotka eivät liity työhösi tai opiskeluusi, siirrä ne ulkopuoliseen palveluun. Aalto-yliopiston tallennustiloja ei ole tarkoitettu yksityisten tiedostojen säilyttämiseen.

Henkilökohtaisten tallennustilojen lisäksi myös ryhmätallennustiloissa olevia tietoja tulee siivota säännöllisesti. Säilytä tarpeelliset tiedostot ryhmätallennustiloissa. 

Vinkki!

• Aloita vanhimmista. Jos kansiota ei ole päivitetty vuosiin, se voi olla hyvä kohde siivoukselle.
• Aloita suurimmista. Jos kansiossa on paljon isoja tiedostoja, se voi olla hyvä kohde siivoukselle.
   

Tietojen siivous ennen Aallosta lähtemistä

Ennen Aallosta lähtemistä työtehtäviin liittyvien tietojen siirtämisestä tulisi sopia esimiehen kanssa. Niin sanottua kuollutta dataa ei siis tulisi jäädä Aaltoon ilman uutta omistajaa. Omistajuus tarkoittaa datan perään katsomista sekä poistamisen että arkistoimisen kannalta.

Jos henkilö on jo lähtenyt Aallosta

Esihenkilöt voivat poistaa tarpeettomia tietoja. Jos tiedossa ei ole lakisääteistä, sääntöihin tai sopimukseen perustuvaa säilytysvelvoitetta, toisen henkilön tekemää asiakirjaa ei tule säilyttää varmuuden vuoksi. Jaetun materiaalin säilyttäminen on päävalmistelijan vastuulla. 

Kaikki tarpeeton tai kuollut data tulee poistaa. Tämä tarkoittaa dataa, joka:

• on kansiossa, johon millään aktiivisella tilillä ei ole enää pääsyä.
• on käytettävissä, mutta ei ole enää järkevää kenellekään.
• on käytettävissä, mutta ei löydettävissä eli kukaan ei tiedä, mistä etsiä. Esim. unohtunut Teams, wiki-työtila tai verkkolevy (kukaan ei ole kartoittanut).

Mitä, jos data olikin tärkeää?

Tärkeä data tulee säilyttää Tiedonohjaussuunnitelmassa mainitussa järjestelmässä tai verkkolevyllä ja säilytysaika tulee tehdä muillekin selväksi. Verkkolevyllä säilöminen vaatii omistajan ja tarkat merkinnät säilytysajoista ja velvoitteista. 

Jos tärkeää dataa on poistettu, tiedostot voi yleensä palauttaa esimerkiksi roskakorista tai varmuuskopioilta riippuen, missä data on alun perin sijainnut. 

Ohjeita tiedoston palauttamiseen:

Tiedoston palauttaminen (Windows, Mac, Linux) 

Aallon verkkolevyillä sijaitsevat tiedostot voidaan palauttaa ”snapshot” kopioista tai pitkäaikaisilta varmuuskopioilta. Snapshot-kopiot ovat käyttäjän itse palautettavissa 60 päivän sisällä. Pitkäaikaiset varmuuskopiot säilytetään erikseen ja ovat palautettavissa pyynnöstä (ota yhteyttä IT Service Deskiin servicedesk@aalto.fi).

Ohjeita tiedostojen varmuuskopiointiin:

Tiedostojen varmuuskopiointi (verkkolevyt)

Pilvitallennuspalveluista käyttäjä voi palauttaa tiedoston kyseisen palvelun roskakorista. Esimerkiksi OneDrivessa on moninkertainen roskakori poistetulle datalle. Aalto-yliopistolla ei ole toistaiseksi pilvitallennuspalveluista pitkäaikaisvarmuuskopiointia. Tämän takia pilvitallennus ei sovi tärkeille säilytettäville tiedostoille.

Muuta huomioitavaa datan poistamisessa

Tallennustilojen turva-asetusten ja varmuuskopioiden takia, datan poistaminen vapauttaa tallennustilaa viiveellä. Esimerkiksi OneDrivessa ja verkkolevyillä tilaa vapautuu vasta muutaman kuukauden jälkeen.