91�����

Student Success Hub

Student Success Hub on palvelualustan henkilökunta-applikaatio, joka kokoaa opiskelijoiden ohjaukseen ja tukeen liittyviä toimintoja yhteen. Opiskelijan käyttöliittymä Student Success Hubiin on digitaalinen työpöytä MyStudies. 

Mikäli Student Success Hub ei ole sinulle tuttu järjestelmä, katso tarkemmat ohjeet kirjautumisesta ja applikaatiosta täältä /fi/opetus-ja-oppiminen/student-success-hub-ohjeet.

Käyttöoikeudet vaikuttavat siihen, mitä käyttäjä näkee Student Success Hubissa.

Valvojalle/ Aallon ohjaajalle näkyy niiden opiskelijoiden tiedot, joihin hänellä on ohjaussuhde (maisterin tutkinnon opinnäytteen valvonta/ohjaus, tohtorin tutkinnon opinnäytteen valvonta/ohjaus, akateeminen ohjaus). 

Home-valikon kautta valvoja näkee kaikki ohjauksessaan olevat opinnäytteet ja pääsee tarkemmin tarkastelemaan yksittäisen opiskelijan opinnäytetietuetta (All Master Theses ja All Doctoral Thesis).

Ohjelmajohtajalle/pääainevastuulliselle näkyy omien ohjattavien opiskelijoiden lisäksi kaikki ohjelman opiskelijat tai pääaineen opiskelijat ja heidän opinnäytteensä järjestelmässä. My Supervisor Thesis List näkymässä näkyy vain opinäytteet, joissa ohjelmajohtaja/pääainevastuullinen on itse valvojana.

Pääainevastaavalle näkyy omien ohjattavien opiskelijoiden lisäksi kaikki pääaineen opiskelijat ja heidän opinnäytteensä järjestelmässä.

LESille näkyy kaikki opiskelijat ja heidän opinnäytteensä.

Student Success Hubin kotisivulta (Home) näkyy lista kaikista valvojan ohjauksessa olevista opinnäytteistä. Opinnäytteitä pääsee tarkastelemaan myös valitsemalla navigaatiosta "Theses” ja valitsemalla joku tarjotuista listoista. Yksittäisen opiskelijan opinnäyte löytyy myös opiskelijan tietoja kokoavasta 360-näkymästä.

Avaa yksittäinen opinnäyte:

1. Valitse navigaatiosta ”Home”
2. Valitse listalta ”All Master Thesis” oikea opinnäyte painamalla T-alkuista tunnistekoodia sarakkeesta "Thesis Name". Klikkaamalla listan nimeä saat tarvittaessa näkyviin enemmän opinnäytteitä. Ohjelmajohtajalle on tarjolla myös lista "My Supervisor Thesis List", jossa on vain ne opinnäytteet, joissa ohjelmajohtaja on itse valvojana.

���辱�Բ�ä��ٱ�پ���ٳܱ�

���辱�Բ�ä��ٱ�پ���ٳܱ� (Thesis record) kokoaa yhteen yhden opiskelijan, yhtä opinnäytettä koskevat tiedot ja tehtävät.

���辱�Բ�ä��ٱ�پ���ٳܱ�en rakenne jakaantuu kolmeen osaan. A- ja C-osiot ainoastaan näyttävät tallennettuja tietoja kun taas keskipaneeli B, sisältää kaikki toiminnallisuudet eli keskipaneelissa tietoja täydennetään, käsitellään ja hyväksytään.

A. Opinnäytteen perustiedot ja valvoja ja ohjaajat.

Vasemmasta sarakkeesta löytyvät opinnäytteen perustiedot.

1. Opinnäytteen perustiedot (Basic Thesis Information). Opiskelija antaa tiedot MyStudiesissa ja ne näkyvät Student Success Hubissa henkilökunnalle. Henkilötiedot ja opinto-oikeustiedot siirtyvät Sisusta.
2. Valvoja ja ohjaajat (Supervisor & Advisor(s)). Opinnäytteeseen kiinnitetyt valvoja ja ohjaajat.

3. Opinnäytteen tietojen muokkaaminen opiskelijan puolesta (Update thesis data on behalf of the student). On tärkeää, että opiskelija itse antaa hänen vastuullaan olevat tiedot MyStudiesissa. Poikkeustapauksessa LES voi tämän painikkeen kautta avata opiskelijan opinnäytteen tiedot MyStudiesissa ja päivittää niitä. Tietoja ei tule muuttaa ilman opiskelijan suostumusta.

   B. Toimintapaneeli ja prosessinäkymä

4. B-osan yläkulmasta voi avata Chronicle -näkymän, jossa näkyvät kaikki opinnäytettä koskevat, järjestelmään tallennetut päivämäärät. Vaiheen mukaan, täällä voi näkyä myös muita toiminnallisuuksia, kuten valvojan vahvistamiseen liittyvät ”Supervisor Acceptance” tai ”Set in Review”.
5. Status-näkymästä näkee missä vaiheessa kyseinen opinnäyte on menossa (statukset on kuvattu kohdassa Prosessin vaiheet). Kun opiskelija tai henkilökunta tekee tiettyjä toimintoja, status muuttuu automaattisesti. LESillä on tekninen mahdollisuus manuaalisesti vaihtaa opinnäytteen status ”Mark status as complete”/"Mark as current status" -painikkeesta. Myöhemmin ohjeissa on kuvattu, mihin toiminnallisuutta on lähtökohtaisesti tarkoitus käyttää. Muissa tilanteissa ole ensin yhteydessä MyStudies-tukeen osoitteessa mystudies@aalto.fi, jos statusta täytyy manuaalisesti muuttaa.
6. Keskipaneeli on jaettu valvojan (Supervisor Reviews), ohjelmajohtajan (Programme Director) ja LESin (LES Reviews) toimintavalikoihin. Lähtökohtaisesti kunkin toimijan valikko sisältää vain hänen tehtävänsä prosessissa.
7. Eri toimijoiden valikot on jaoteltu sen mukaan mihin vaiheeseen aikaisintaan tehtävä prosessissa kuuluu. a) After applying for supervisor approval – toimenpiteet sen jälkeen, kun opiskelija on hakenut valvojan vahvistamista. b) After submission for evaluation – kun opiskelija on palauttanut työn arvosteltavaksi ja c) After approval – toimenpiteet kun opinnäyte on hyväksytty.
   
   C. Aalto Staff -työkalu ja tarkastuslista
8. Aalto staff -työkalu näyttää ketä Aallon henkilökuntaa (valvoja ja ohjaajat) opinnäytteeseen on kiinnitetty. Se näyttää myös päättyneeksi merkityt ohjaussuhteet. Aalto staff -työkalun kautta valvoja ja Aallon ohjaaja lisätään opiskelijan MyStudies -tukitiimiin.
9. Keskipaneelissa (B) tehtävät toimenpiteet koostuvat oikealle tarkastuslistaksi (Checklist). Tarkastuslistalle on valittu prosessin kannalta tärkeäksi katsottuja tarkastuksia ja hyväksyntiä. Nämä ovat yleensä myös sellaisia, jotka vaikuttavat siihen missä vaiheessa (status) opinnäyte on. Esim. opinnäyte siirtyy submitted -vaiheesta evaluation -vaiheeseen, kun hallinnollinen tarkastus on merkitty tehdyksi.

Kun opinnäytteelle on merkitty valvoja, joko opiskelijan toimesta tai ohjelmajohtajan nimeämänä, valvoja saa sähköpostitse pyynnön hyväksyä opinnäyte valvontaan. ��ä���ö��Dz��پ�n ”Respond to request” -nappi ohjaa valvojan kirjautumaan Student Success Hubiin ja vie järjestelmän etusivulle.

1. Kotisivun (Home) oikeasta laidasta löytyvät kyseiselle valvojalle lähetetyt pyynnöt opinnäytteen valvonnasta.
2. Valitse opinnäyte
3. Painamalla ”Next” pääset käsittelemään kyseistä opinnäytettä koskevan pyynnön.

4. Valvoja voi joko

   Hyväksyä opinnäytteen valvottavaksi. Samalla valvoja voi hyväksyä myös aiheen ja ohjaajat.
   Tekniikan kouluissa (CHEM, ENG, ELEC ja SCI) valvojan hyväksynnän jälkeen, ohjelmajohtaja vielä vahvistaa valvojan. ARTSissa ja BIZissä on käytössä vain valvojan hyväksyminen eikä ohjelmajohtajan roolia tässä kohtaa käytetä.
   Valvoja lisätään opiskelijan MyStudies -tukitiimiin heti kun opiskelija tai ohjelmajohtaja on ehdottanut häntä valvojaksi. Jos valvoja tarjoaa ohjausaikoja palvelualustan kautta, opiskelija pääsee varaamaan aikoja heti kun hänelle on merkitty valvoja, jo ennen kuin valvontasuhde on vahvistettu.

   Kieltäytyä opinnäytetyön valvonnasta.
   Valvoja voi myös perustellusta syystä kieltäytyä opinnäytteen valvonnasta. Tässä tapauksessa opinnäyte siirtyy ohjelmajohtajan roolia hoitavan henkilön vastuulle, joka nimeää opinnäytteelle toisen valvojan. ARTSin ja BIZin opiskelijoilla opinnäyte palautuu opiskelijalle ja hän saa lisäohjeita toisen valvojan löytämiseksi.

   Asettaa opinnäytteen "In review" -tilaan. Mikäli valvoja ei halua suoraan hyväksyä tai kieltäytyä opinnäytteen valvonnasta, esim. keskustellakseen opiskelijan kanssa, menemällä opinnäytetietueelle, valvoja voi myös asettaa opinnäytteen tilaan ”In Review”. "In Review" painike löytyy opinnäytetietueelta keskipalkin oikeasta yläkulmasta (katso ���辱�Բ�ä��ٱ�پ���ٳܱ�-kuva kohta 4).

5. ARTS ja BIZ: kun valvoja on hyväksynyt itsensä valvojaksi, opinnäytteen tila muuttuu vaiheeseen "writing" ja sekä valvoja että opiskelija saavat sähköpostitse vahvistuksen valvojan vahvistamisesta.
   
   CHEM, ENG, ELEC ja SCI: Kun valvoja on hyväksynyt opinnäytteen valvontaan ja ohjelmajohtaja ovat vahvistanut valvojan, opinnäytteen tila muuttuu vaiheeseen "writing" ja sekä valvoja että opiskelija saavat sähköpostitse vahvistuksen valvojan vahvistamisesta.
    

Aiheen ja ohjaajien hyväksyminen (valvoja)

Valvoja voi hyväksyä opinnäytteen aiheen ja ohjaajat samalla kuin hyväksyy työn valvontaan. Halutessaan hän voi hyväksyä nämä myös myöhemmin opinnäytetietueella.

Aiheen tai ohjaajien hyväksyminen opinnäytetietueella:

1. Avaa opiskelijan opinnäyte esim. kotisivun (Home) -opinnäytelistasta.
2. Valitse keskipaneelista Supervisor Reviews; AFTER APPLYING FOR SUPERVISOR APPROVAL.
3. Klikkaa Approval Status - Topic tai Approval Status - Advisor(s) kohdalla kynän kuvaa, niin pääset muuttamaan tilan.
4. Tallenna muutokset sivun alalaidasta Save.

Kun valvoja on merkinnyt aiheen ja ohjaajat Approved -tilaan, opiskelija ei voi muuttaa tietoja MyStudiesissa.

Aihe on opinnäytteen työotsikko ja lopullinen otsikko kysytään erikseen ennen työn palautusta. Näiden ei tarvitse olla identtisiä. Tärkeintä on, että opiskelijalla ja valvojalla on yhteisymmärrys työn aihepiiristä ja rajauksesta.

Maisteriopinnäytteellä voi olla korkeintaan kaksi ohjaajaa. Jos ohjaajia ei ole, valvoja toimii myös työn ohjaajana. Tutkintosäännön 10 § mukaan ”Opinnäytteen ohjaajalla tulee olla vähintään ylempi korkeakoulututkinto. Taiteiden ja arkkitehtuurin aloilla toisena ohjaajana voi toimia myös muu alan asiantuntija.” Opiskelija toimittaa tiedon ohjaajan korkeimmasta suorittamasta tutkinnosta ja valvoja näkee tämän tiedon hyväksyessään ohjaajia. 

Kansainvälisten kaksoistutkinto-ohjelmien opiskelijat lisäävät partneriyliopiston valvojan ensimmäiseksi ohjaajaksi. 

Aiheen tai ohjaajien muuttaminen

Kun valvoja on hyväksynyt aiheen ja ohjaajat, opiskelija pääsee muuttamaan tietoja MyStudiesissa vain, jos valvoja tai LES vaihtaa Student Success Hubissa näiden kenttien tilaksi uudelleen ”pending”. Jos opinnäyte on jo palautettu arvioitavaksi ja hyväksyttäväksi, LESin on mahdollista muuttaa tietoja opiskelijan puolesta.

Aiheen tai ohjaajien muuttaminen kun työ on vielä tekeillä:

1. Mene opinnäytetietueen välilehdelle Supervisor Reviews; AFTER APPLYING FOR SUPERVISOR APPROVAL
2. Vaihda kentän Approval Status - Topic tai Approval Status - Advisor(s) tilaksi pending.
3. Tallenna tiedot alalaidasta Save.
4. Pyydä opiskelijaa muuttamaan tarvittavat tiedot MyStudiesissa. Opiskelija pääsee muuttamaan tietoja vain kun opinnäyte on työstövaiheessa ja sen status järjestelmässä on "Writing".
5. Kun opiskelija on muuttanut tiedot, vaihda status Approved toimimalla kohtien 1-3 mukaisesti.
    

Aiheen tai ohjaajien muuttaminen, kun työ on jo palautettu (LES).

1. Mene opinnäytetietueen välilehdelle Supervisor Reviews; AFTER APPLYING FOR SUPERVISOR APPROVAL
2. Vaihda kentän Approval Status - Topic tai Approval Status - Advisor(s) tilaksi pending.
3. Tallenna tiedot alalaidasta Save.
4. Jos tietue on jo vaiheessa Evaluation tai Approval, vaihda sen status vaihe kerrallaan Submitted.
5. ���辱�Բ�ä��ٱ�پ���ٳܱ�en vasempaan alakulmaan ilmestyy painike Update Thesis Data on Behalf of the Student.
6. Klikkaa painikkeesta ja tee tarvittavat muutokset perustietoihin, tallenna tiedot ja sulje ikkuna.
7. Päivittämällä sivun (F5) näet päivittyneet tiedot Student Success Hubin puolella.

Toisen tarkastajan nimeäminen (valvoja tai LES)

Toisinaan maisteriopinnäytteellä on valvojan lisäksi myös muita tarkastajia. Student Success Hubissa opinnäytteelle voidaan merkitä 1–2 muuta tarkastajaa. Heidän tietonsa voi tallentaa opinnäytetietueelle missä tahansa vaiheessa prosessia sen jälkeen, kun valvoja on nimetty (opinnäyte on tilassa writing tai submitted).

Jos koulussa tehdään päätös tarkastajasta, tämä voidaan merkitä opinnäytetietueelle. Valvoja voi esimerkiksi tehdä ehdotuksen tarkastajasta järjestelmään, jonka jälkeen LES valmistelee päätöksenteon raportin perusteella ja kun päätös on tehty, merkitsee tämän järjestelmään.

1. Mene opinnäytetietueelle ”Supervisor Reviews” -välilehdelle.
2. “Additional Examiners & sending evaluation request” -otsikon alta voi lisätä 1–2 tarkastajan tiedot sekä tarvittaessa status tarkastajan hyväksynnästä, jos tarkastajasta tehdään päätös. 

Opinnäytteelle voidaan nimetä tarkastaja aikaisintaan, kun opinnäytteelle on vahvistettu valvoja. Jos opinnäyte on yhä ”planned” -tilassa, tarkastajaa ei voi lisätä.

Arviointipyynnön lähettäminen toiselle tarkastajalle tai ohjaajalle (LES tai valvoja)

Kun opinnäyte on arviointivaiheessa (evaluation) eli opiskelija on palauttanut opinnäytteen arvioitavaksi ja LES on tehnyt hallinnollisen tarkastuksen, muille tarkastajille tai ohjaajille voidaan lähettää järjestelmästä pyyntö arvioida opinnäyte. Pyyntöön generoituu automaattisesti väliaikainen linkki opinnäytteeseen. Linkki on voimassa 90 päivää. Vastaukset järjestelmästä lähetettyyn arviointipyyntöön ohjautuvat lähettäjän sähköpostiin.

1. Avaa opiskelijan opinnäytetietue.
2. Mene ”Supervisor Reviews” -välilehdelle.
3. Otsikon ”Additional Examiner(s) & Sending email request” alta löytyy mahdollisuus lähettää linkki opinnäytteeseen sekä saate joko toisille tarkastajille tai ohjaajille.

On hyvä huomioida, että yhteistyö arvioinnista tapahtuu järjestelmän ulkopuolella ja valvoja on vastuussa lopullisen arvioinnin tallentamisesta Student Success Hubiin annetussa aikataulussa vaikka arviointiin osallistuisikin myös muita henkilöitä.

Arvioinnin tallentaminen

Kun arviointi on valmis, mene opinnäytetietueelle (joko saamastasi arviointipyyntösähköpostista tai Student Success Hubin kautta):

1. Tarkasta ja hyväksy kypsyysnäytteen (työn tiivistelmä) sisältö painamalla kynäkuvakkeesta ja merkitsemällä tehtävä suoritetuksi valintaruudusta. Muista tallentaa tiedot alalaidasta. Voit tallentaa tiedot joko yksittäin tai lopuksi kun kaikki kentät on täytetty.
2. Merkitse esittely opinnäytteestä pidetyksi merkitsemällä esittelyn päivämäärä.
3. Anna arvosanaesitys opinnäytteestä kokonaisnumerona (1-5).
4. Tallenna lausunto järjestelmään yhtenä PDF-tiedostona. HUOM! Järjestelmään tulee tallentaa vain yksi pdf-tiedosto, joka voi koulun käytäntöjen mukaisesti sisältää usemman lausunnon. Järjestelmään tallennettu lausunto etenee päätöksentekoon ja jaetaan opiskelijalle, kun työ on hyväksytty. Jos lausunto täytyy vaihtaa, poista vanha lausunto ja lataa uusi lausunto. Lausunto tulee aina ladata kohdasta Upload your Evaluation File, EI suoraan Files-kohdasta! 
   
   Tallenna antamasi tiedot!
5. Kun arvioinnin kaikki vaiheet on tehty ja tiedot ovat lopullisia, lähetä arviointi hyväksymisvaiheeseen painamalla Submit evaluation proposal painiketta.

1. Listasta näet kaikki opinnäytteet, jotka odottavat valvojan hyväksymistä sekä opiskelijoiden tiedot ja valvojan tiedot.

2. Kun Supervisor Acceptance status on

   Suggested, valvoja ei ole vielä vahvistanut opinnäytteen ohjausta eikä häntä voi vielä hyväksyä opinnäytteen valvojaksi.

   Accepted, valvoja on hyväksynyt opinnäytteen valvonnan ja ohjelmajohtaja voi hyväksyä valvojan sormi ikonin takaa löytyvän lomakkeen kautta.

   Missing, opiskelija on hakenut valvojan vahvistamista ilman nimettyä valvojaa ja ohjelmajohtaja voi nimetä valvojan opinnäytteelle painamalla sormi-ikonia.

   Declined, opiskelijan ehdottama valvoja on kieltäytynyt valvonnasta ja ohjelmajohtaja voi nimetä toisen valvojan painamalla sormi ikonia.

3. Sormi-ikonin takaa aukeaa lomake, jonka kautta pääset käsittelemään Supervisor Accepted, Missing tai Declined statuksella olevat opinnäytteiden valvonnat.
4. Klikkaamalla ensimmäisen sarakkeen T-alkuista tunnistetta, pääset katsomaan lisätietoja opinnäytteestä, esim. ohjaajien tiedot, opiskelijan antamia lisätietoja jne.

Valvojan vaihtaminen kesken opinnäyteprosessin (ohjelmajohtaja/pääainevastuullinen, LES)

Käynnissä olevalle opinnäytteelle voidaan vaihtaa valvoja joko LESin tai ohjelmajohtajan/pääainevastuullisen toimesta. Valvojan vaihtaminen on mahdollista, kun opinnäytteen status on Writing tai Submitted.

Valvoja vaihdetaan opinnäytetietueella ohjelmajohtajan valikon kautta, kohdasta ”Need to change a supervisor”. Käsi-ikonin takaa valitaan opinnäytteelle uusi valvoja. Tämän jälkeen prosessi kulkee kuten aiemminkin, kun ohjelmajohtaja nimeää valvojan eli nimetty valvoja saa pyynnön hyväksyä opinnäyte valvontaan.

Kun uusi valvoja on nimetty, järjestelmä merkitsee Aalto Staff -työkaluun päättymispäivän aiemmalle valvojalle sekä poistaa valvojan opiskelijan tukitiimista. Samoin järjestelmä lisää automaattisesti uuden valvojan opiskelijan tukitiimiin.

Jos pelkän uuden valvojan sijaan opiskelijalla on selkeästi alkamassa täysin uusi, samaan opinto-oikeuteen kohdistuva opinnäyteprosessi, esimerkiksi myös aihe vaihtuu, kannattaa harkita nykyisen opinnäyteprosessin merkitsemistä päättyneeksi merkitsemällä sen statukseksi ”Renounced”. Tällöin kaikki kyseistä opinnäytettä koskevat hyväksynnät ja toimenpiteet raukeavat ja opiskelija voi aloittaa uuden opinnäyteprosessin MyStudiesin kautta.

MainResponsible roolin asettamiseen käytetään SuccessTeam LESMappings -toiminnallisuutta SSH:ssa.

1. avaa SSH:ssa SuccessTeam LES Mappings ja klikkaa mitä tahansa LES-Teamia avautuvalla sivulla.
2. LES Success Team Mappings avautuu ja voit hakea ohjelman tai pääaineen nimellä oikean LES tukitiimin.
3. Oikealle avautuu tukitiimin tiedot ja alalaidasta löydät tähän tukitiimiin liittyvät ohjelmajohtajan (ja pääainevastaavan).
4. Ruksi tarvittaessa pääainevastuullinen ja paina “Set Main Responsible”.
5. “Main Responsible” on onnistuneesti päivitetty, kun ylempänä “Main Responsible” otsikon alla näkyy henkilön nimi.

Tehtävät kun opinnäyteprosessi alkaa (LES)

Opinnäyteprosessi alkaa kun opiskelija hakee valvojan vahvistamista opinnäytteelleen MyStudiesin kautta. Kun opiskelija hakee valvojan vahvistamista, LES tarkistaa opinnäytettä koskevat kielitaitovaatimukset ja tarve koulusivistyskielisen kypsyysnäytteen kielitarkastuksesta merkitään Student Success Hubiin. Student Success Hubiin siirtyy Sisusta tieto opinnäytettä koskevan opinto-oikeuden koulusivistyskielestä. Jos opinnäyteprosessin aikana huomataan, että koulusivistyskielitietoon täytyy tehdä muutoksia, muutokset tehdään Sisuun, josta ne päivittyvät automaattisesti SSH:n. Samoin kurssikoodi merkitään opinnäytetietueelle.

1. Mene opiskelijan opinnäytetietueelle LES Reviews osion kohtaan ”AFTER APPLYING FOR SUPERVISOR APPROVAL”.
2. Merkitse kurssikoodi, jolla opinnäyte kirjataan kohtaan "Course Unit Code". HUOM! kirjaa kurssikoodi ennen kielitaitotarkistusten tekemistä. Tutustu Sisun ohjeisiin eri tilanteissa käytettävistä opinnäytteen koodeista ja mitä koodia tulee käyttää, kun opinnäytteen valvoja on toisesta korkeakoulusta https://wiki.aalto.fi/pages/viewpage.action?pageId=175523946. Hyväksytty opinnäytesuoritus kirjataan automaattisesti Sisuun SSH:n viedyllä kurssikoodilla.
3. Merkitse ”Maturity Language Check” (kypsyysnäytteen kielitarkastus) -kenttään, tarvitseeko koulusivistyskielisen kypsyysnäytteen kieli tarkastaa vai ei (needed = tulee tarkistuttaa, not needed = ei tule tarkistuttaa). ������ä�پ���ٴDz� kypsyysnäytteestä /fi/node/794896/.
4. Muista tallentaa muutokset sivun alalaidasta "Save" -painikkeesta.
    

Kun yllä olevat tiedot on merkitty opinnäytetietueeseen,

• opinnäytetietueen oikean laidan checklistaan päivittyy tieto tarkastuksesta ja opiskelijan vaatimuksista, joka pysyy siellä opinnäyteprosessin loppuun asti.
• Opiskelija saa viestin kypsyysnäytteestä, tiivistelmän kielistä ja esitelmän pitämisestä sisältäen oikeat häntä koskevat tiedot ja ohjeet.
   

Ohjeet, kun hallinnollisessa tarkastuksessa tulee ilmi jotain sellaista, joka vaatii opiskelijalta palautuksen muokkaamista (esim. opinnäyte tulee palauttaa uudelleen korjatuilla tiedoilla), toimi seuraavasti:

1. Avaa "Submitted"-tilassa oleva opinnäytetietue.
2. Klikkaa opinnäytetietueen keskipaneelin ylälaidassa olevasta tilapalkista vaihetta "Writing" ja paina "Mark as current status".
3. Opinnäytteen tila muuttuu takaisin tilaan "Writing" ja opiskelija pääsee muokkaamaan palautusta.
4. Lähetä opiskelijalle Advisory note opiskelijan 360-näkymän kautta ja tarkenna mitkä tiedot tulee korjata ja pyydä häntä tekemään palautus MyStudiesissa uudelleen. Katso ohjeet muistiinpanon kirjoittamiseen SSH-ohjeista. Muistiinpano lähetetään opiskelijalle sähköpostitse ja se tallentuu myös MyStudiesiin.
5. Alkuperäinen palautuspäivä säilyy järjestelmässä.

Ohjeet, kun opiskelijan palautus on kunnossa ja opinnäyte voi edetä arviointiin:

1. Avaa AFTER SUBMISSION FOR EVALUATION alasvetovalikko opinnäytetietueen LES Reviews -välilehdeltä.
2. Muuta arvioinnin määräpäivää tarvittaessa. Määräpäiväehdotus on +10 päivää opiskelijan palautuspäivästä, mutta LES voi muuttaa päivää. HUOM! Päivämäärä tulee muuttaa ennen kuin hallinnollinen tarkastus merkitään suoritetuksi.
3. Merkitse hallinnollinen tarkastus tehdyksi painamalla kynäikonia ja valitsemalla ”Done”.
4. Muista tallentaa tiedot sivun alalaidasta. Varmista vielä että kaikki muuttamasi tiedot ovat tallentuneet oikein.
5. Kun tarkastus on tehty, opinnäytteen tilaksi muuttuu "Evaluation", järjestelmä lähettää valvojalle arviointipyynnön, joka sisältää ohjeet ja arvioinnin määräpäivän.

On hyvä muistaa, että järjestelmään tallennettuja tietoja opiskelijan palautusta käytetään suoraan sekä päätöksenteossa että arkistoinnissa, jolloin niiden tietojen tulee olla järjestelmässä oikein. Esim. päätöksenteon valmistelussa ei liitteille tulisi muuttaa mitään tietoja, vaan varmistaa että tiedot ovat järjestelmässä oikein.

Päätöksenteon valmistelu (LES)

Kun valvoja on tehnyt kaikki arviointiin liittyvät toimenpiteet ja lähettää arvioinnin päätöksentekovaiheeseen, opinnäytteen status tilaksi vaihtuu Approval.. Student Success Hubista löytyy raportti Master' theses for decision-making, johon on koottu päätöksenteon kannalta keskeiset tiedot sekä linkit opinnäytteeseen, opinnäytteen erillisiin liitteisiin sekä arviointilausuntoon. Tarkoitus on, että tiedot Student Success Hubissa ovat oikein ja päätöksentekoon riitäisi ainoastaan oikeiden opinnäytteiden poimiminen päätöksentekoraportille. 

Raportin sisältämät linkit ovat avoimia linkkejä, jotka ovat voimassa 90 päivää. Linkit generoituvat raportille, seuraavasti

• linkki opinnäytteeseen ja mahdollisiin erillisiin liitteisiin muodostuu, kun opinnäyte siirtyy vaiheesta Submitted vaiheeseen Evaluation.
• linkki arviointilausuntoon muodostuu, kun opinnäyte siirtyy vaiheesta Evaluation vaiheeseen Approval. HUOM! Lausunnot eivät automaattisesti siirry arkistoon Student Success Hubista vaan ne täytyy tallentaa ja arkistoida osana päätöksentekoa.

Luo raportti päätöksentekoa varten

1. Valitse navigaatiosta Reports ja avaa raportti Master thesis for decision-making.
2. Avaa suppilon kuvasta filtterit ja filtteröi raportti haluamasi koulun tai ohjelman mukaan.
3. Tarkista, että raportti sältää kaikki tiedot. Jos tietoja puuttuu, avaa opiskelijan opinnäytetietue ja tarkista tiedot. 
   a) linkit opinnäytteeseen ja erillisiin liitteisiin syntyvät kun opinnäyte siirtyy tilasta Submitted tilaan Evaluation.
   b) linkki lausuntoon syntyy kun arviointi on tehty ja opinnäyte siirtyy tilasta Evaluation tilaan Approval.
4. Vie raportti exceliin painamalla oikean yläkulman alaspäin osoittavasta nuolesta ja valitse Export.
5. Valitse vaihtoehdoista ja Export.
6. Excelissä voit halutessasi poistaa päätöksenteon kannalta turhia sarakkeita.

Luo uusi opinnäytetietue seuraavasti.

1. Mene opiskelijan 360-näkymän Thesis-välilehdelle.
2. Paina "New".
3. Valitse "Master Thesis" ja paina "Next".
4. Anna pyydetyt tiedot ja tallenna.

Kun uusi opinnäytetietue on luotu, opiskelija pääsee täydentämään tiedot MyStudiesissa ja jatkamaan prosessia normaalisti.