91ÇàÇà²Ý

1  Lyhytaikaiset vierailijat ja infrakäyttäjät (laitetilavuokralaiset) (ei Aalto ID:tä)

Vierailijaa isännöivä henkilö pyytää lyhytaikaiselle vierailijalle kulkuoikeuksia lähettämällä sähköpostiviestin avainvastaavalle. ³§Ã¤³ó°ìö±è´Ç²õ³Ù¾±viestissä on oltava vierailijan nimi, yhteystiedot (ml sähköposti), yritys, vierailun kesto sekä tarvittavat kulkuoikeudet.

• Avainvastaava ³ó²â±¹Ã¤°ì²õ²â²â ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô

• välittämällä sähköpostiviestin kyseisen rakennuksen aulapalvelun yhteiseen sähköpostiin (lista sähköpostiosoitteista kohdassa 4, ohjeen viimeisellä sivulla), jotta aulapalveluissa tiedetään tehdä ja luovuttaa oikeanlainen tunniste vierailijan saapuessa. Lisää sähköpostiin tarvittaessa myös Cliq avaimista.
• vastaamalla samalla viestillä myös isännälle, joka ilmoittaa vieraalle mistä ja milloin tunnisteen voi noutaa henkilötodistuksen kanssa (oikeasta aulapalvelusta aukioloaikojen mukaisesti)
• ±õ²Ô´Ú°ù²¹°ìä²â³Ù³ÙäÂá¾±±ð²Ô osalta hyväksyvä viesti pitää välittää ACRE:lle osoitteeseen kulkukortit@aalto.fi. ACRE luo henkilön suoraan Abloy OS järjestelmään, lisää henkilölle kulkuoikeuden ja tunnisteen sekä ilmoittaa vierailijalle (cc isännälle) mistä ja milloin tunnisteen voi noutaa. Avainvastaavana pidä isäntä kopiona hyväksyntäviestissä, jonka lähetät ACRE:lle.
• Avainvastaava ³ó²â±ô°ìää ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô vastaamalla isännän lähettämään sähköpostiin perusteluineen.

2  Kulkuoikeudet erikoistiloihin (käyttäjällä on Aalto ID)

Uuden henkilön tai vierailijan kohdalla esimies voi arvioida tarpeen laajennetuille kulkuoikeuksille ja tarvittaessa pyytää näitä kulkuoikeuksia itsepalveluportaalin (idm.aalto.fi) kautta. Kulkuoikeuksia voi pyytää itsepalveluportaalin kautta, kunhan henkilöllä, johon pyyntö kohdistuu, on Aalto ID. Pyyntö ohjautuu määritellylle avainvastaavalle itsepalveluportaalissa.

• Avainvastaava ³ó²â±¹Ã¤°ì²õ²â²â ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô – kulkuoikeus päivittyy automaattisesti Abloy OS:ään ja ilmoitus hyväksymisestä lähetetään automaattisesti käyttäjälle, jolle kulkuoikeus lisättiin.
• Avainvastaava ³ó²â±ô°ìää ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô – järjestelmästä lähtee käyttäjälle ilmoitus hylätystä pyynnöstä. Avainvastaavana kirjaa perustelut hylätessäsi ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô.

Kun henkilöllä on olemassa Aalto ID, hän voi omatoimisesti kirjautua itsepalveluportaaliin ja pyytää kulkuoikeutta tarvitsemiinsa tiloihin.

• Valittu alue ei vaadi erillistä koulutusta tai perehdytystä:
• Pyyntö ohjautuu esimiehelle, joka ³ó²â±¹Ã¤°ì²õ²â²â tai ³ó²â±ô°ìää ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô.
  •  Esimies saa järjestelmästä sähköposti-ilmoituksen uudesta pyynnöstä.
  • Jos esimies ei reagoi hyväksyntäpyyntöön viiden työpäivän aikana, siirtyy pyyntö erikoistilan avainvastaavalle.
• Esimiehen hyväksymä pyyntö ohjautuu määritellylle avainvastaavalle avoimena pyyntönä.
• Avainvastaava saa sähköposti-ilmoituksen uudesta pyynnöstä, joka odottaa häneltä toimenpiteitä.

• Avainvastaava ³ó²â±¹Ã¤°ì²õ²â²â ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô – kulkuoikeus päivittyy automaattisesti Abloy OS:ään ja henkilölle lähetetään itsepalveluportaalista automaattinen sähköposti-ilmoitus hyväksytystä pyynnöstä.
• Avainvastaava ³ó²â±ô°ìää ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô – järjestelmästä lähtee käyttäjälle ilmoitus hylätystä pyynnöstä. Avainvastaavana muista lisätä perustelut, jos ³ó²â±ô°ìäät ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô. Kommentit näkyvät käyttäjille sekä portaalissa että sähköpostissa.

Jos tarvitset lisätietoa kulkuoikeuden pyytäjältä, tai keneltä tahansa muulta käyttäjältä, voit lähettää heille portaalin kautta viestin. Vastaanottaja saa sähköposti-ilmoituksen hänelle osoitetusta lisätietopyynnöstä, ja hänen vastatessa, saa kysyjä sähköposti-ilmoituksen uudesta vastauksesta. Keskustelu näkyy myös portaalissa kyseisellä pyynnöllä.

Jos erikoistilalle on määritelty useampi avainvastaava riittää, että yksi heistä käsittelee yksittäisen ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô. Kun yksi on käsitellyt ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô, ei se enää ole muilla näkyvissä avointen pyyntöjen listassa.

• CHEM:n erikoistilojen kulkuoikeus

1. Kulkuoikeuden saaminen CHEM:n tiloihin vaatii työturvallisuuskurssin suorittamisen OpenLearning/MyCourses ympäristössä
2. Henkilön valitessa itsepalveluportaalin listalta tällaisen tilan, ohjaa portaali suorittamaan vaaditun kurssin
3. Laajennettu kulkuoikeus päivittyy käyttäjälle automaattisesti, kun kurssi on hyväksytysti suoritettu (75% vastauksista oikein)
    

• Pyydetyn erikoistilan kulkuoikeus vaatii erillisen kurssin suorittamista MyCourses järjestelmässä

1. Henkilö voi valita tarvitsemansa erikoistilan itsepalveluportaalissa, jolloin portaali ohjaa hänet suorittamaan tarvittavan kurssin MyCourses järjestelmässä tai hän voi suoraan valita kurssin MyCourses järjestelmässä
2. Laajennettu kulkuoikeus päivittyy käyttäjälle automaattisesti, kun kurssi on hyväksytysti suoritettu

3  Itsepalveluportaali avainvastaavalle

Itsepalveluportaalin (idm.aalto.fi) etusivu avainvastaavalle:

Start new request         
täältä käyttäjä pääsee luomaan ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô tarvitsemansa erikoistilan kulkuoikeudesta

Pending requests           
tämä on näkyvissä silloin kuin sinulla on avoimia pyyntöjä, jotka vaativat sinulta toimenpiteitä. Olet myös saanut sähköposti-ilmoituksen jokaisesta uudesta pyynnöstä. ³§Ã¤³ó°ìö±è´Ç²õ³Ù¾±ssa on linkki suoraan avoimiin pyyntöihin.

Physical access to special zones 
täältä näet mihin tiloihin sinulla on kulkuoikeus

Access tokens   
täällä hallinnoit omia kulkutunnisteitasi ja PIN koodiasi. Jokaisen käyttäjän on itse rekisteröitävä kulkutunnisteensa (opiskelijoiden HSL korttinsa), jotta se avaa ovia kampuksella. Täällä myös merkitään tunniste kadonneeksi.

My responsibilities - System roles
avainvastaavana näet täältä hallinnoimasi erikoistilat. Täältä näet listan henkilöistä, joilla on kulkuoikeus määrättyyn erikoistilaan, ja voit muokata listaa.
 

3.1  Kulkuoikeuspyyntöjen käsitteleminen

Käsitelläksesi avoinna olevia kulkuoikeuspyyntöjä voit klikata suoraan saamasi sähköposti-ilmoituksen linkistä, tai etusivun Pending requests -laatikosta. Saat näkyviin kaikki sinulle osoitetut avoimet kulkuoikeuspyynnöt.

Avoimien pyyntöjen listassa (kuva alla), klikkaamalla vasemmalta, listasta, haluamasi ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô riviä, näet oikeassa reunassa kyseisen ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô tiedot.

Product: erikoistila, johon kulkuoikeutta on pyydetty
Recipient: henkilö, jolle kulkuoikeutta on pyydetty
Requester: henkilö, joka kulkuoikeutta on pyytänyt (usein henkilö itse, voi olla myös esimies)
Valid from/valid until: täytetty, jos kulkuoikeutta on pyydetty vain rajoitetulle ajanjaksolle
Alempana oikeanpuoleisessa listassa löytyy myös pyynnölle kirjattu perustelu.

Valitse henkilö, jolle haluat lähettää lisätieto±è²â²â²Ô²Ôö²Ô. Kirjoita henkilön nimi hakukenttään, klikkaa suurennuslasin kuvaa ja valitse oikea henkilö listalta klikkaamalla listan oikeaa °ù¾±±¹¾±Ã¤:

Kirjoita kysymyksesi avautuvaan ikkunaan ja klikkaa Save -painiketta:

Valitsemallesi henkilölle lähtee järjestelmästä automaattinen sähköposti-ilmoitus uudesta lisätietopyynnöstä. Henkilö voi klikata sähköpostissa olevasta linkistä päästäkseen portaaliin antamaa vastauksensa. Kun henkilö on kirjannut vastauksensa, ja tallentanut sen, saat sähköposti-ilmoituksen uudesta vastauksesta. Näet vastauksen sekä sähköpostissa, että portaalissa suoraan ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô Workflow -±¹Ã¤±ô¾±±ô±ð³ó»å±ð±ô±ôä.

Jos sinulla nyt on tarpeeksi tietoa ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô käsittelemiseksi, klikkaa ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô rivillä joko Approve tai Deny -painiketta.

Tämän jälkeen pääset kirjaamaan syyn päätöksellesi klikkaamalla ensin oikean alanurkan Next -painiketta. Hylkäävässä päätöksessä syy on pakollinen.

(Kuva alla) Jos hyväksyit/hylkäsit monta pyyntöä samanaikaisesti, voit kirjoittaa näille yhteisen syyn kerralla Reason for approvals -kenttään. Jos haluat antaa syyn jokaiselle pyynnölle erikseen kirjaa se rivikohtaisesti klikkaamalla riviltä Enter a reason -±ô¾±²Ô°ì°ì¾±Ã¤.

Tältä sivulta pääset myös muokkaamaan kulkuoikeuden voimassaoloaikaa klikkaamalla Valid from ja Valid until sarakkeiden tekstiä/päivämääriä. Muista lopuksi tallentaa klikkaamalla Save -painiketta.

Henkilö, jolle kulkuoikeutta pyynnöllä haettiin, saa sähköposti-ilmoituksen päätöksestäsi. Jos hyväksyit ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô, lisätään erikoistilan kulkuoikeus automaattisesti henkilölle määritellyksi ajaksi, tai toistaiseksi, riippuen pyynnöstä. Jos hylkäsit ±è²â²â²Ô²Ôö²Ô, voi henkilö tarvittaessa hakea kulkuoikeutta uudestaan.
 

3.2  Hallinnoimani erikoistilan kulkuoikeudet

Tietyn erikoistilan avainvastaavana näet kenelle on myönnetty kulkuoikeus kyseiseen erikoistilaan, ja voit tarpeen vaatiessa lisätä ja poistaa henkilöitä listasta. Huomioi, että listassa näkyy myös esim. siivoojat/huoltomiehet, joilla on pääsy erikoistilaan, ettet epähuomiossa poista heiltä kulkuoikeutta.

Itsepalveluportaalin etusivulta klikkaa My responsibilities – System roles °ù¾±±¹¾±Ã¤:

Memberships laatikosta näet kenellä on kulkuoikeus tähän erikoistilaan, ja pääset myös muokkaamaan listaa.

3.3  Kulkuoikeuksien lisääminen avainvastaavana

Klikkaamalla yllä olevan kuvan Request membership -painiketta oikeassa alanurkassa valitun erikoistilan osalta, pääset lisäämään henkilöille kulkuoikeuden erikoistilaan ilman, että he itse, tai heidän esimiehensä, hakevat kulkuoikeutta erikseen.

Klikkaa Request membership -painiketta, ja valitse listalta henkilöt, joille haluat antaa kulkuoikeuden erikoistilaan. Kun kaikki nimet on näkyvillä sivun oikean reunan Selected -listassa, klikkaa sivun oikean alanurkan Add to cart -painiketta.

Seuraavaksi anna syy kulkuoikeuden lisäämiselle ja klikkaa OK. Voit myös asettaa päivämäärät, jos kulkuoikeus lisätään määräajaksi. Vie lisäys loppuun klikkaamalla Submit -painiketta alla näkyvällä ostokori -sivulla.

Henkilölle lisätään nyt automaattisesti rooli, jolla pääsee kulkemaan lisäämääsi erikoistilaan, ja hänelle lähetetään automaattisesti myös sähköposti-ilmoitus uudesta aktivoidusta kulkuoikeudesta.

3.4  Kulkuoikeuksien peruminen avainvastaavana

Jos henkilöltä tulee poistaa kulkuoikeus hallinnoimaasi erikoistilaan, valitse henkilö(t) kyseisen erikoistilan Memberships -listalta, ja klikkaa sivun oikeasta alanurkasta Delete memberships -painiketta. Henkilöltä poistetaan automaattisesti rooli, jolla pääsee erikoistilaan, ja hänelle lähetetään sähköposti-ilmoitus poistetusta kulkuoikeudesta.

Jos poikkeustapauksessa henkilöltä tulee poistaa kulkuoikeus erikoistilaan, jonka kulkuoikeus on myönnetty MyCourses tai OpenLearning kurssisuoritukseen pohjautuen, tulee kulkuoikeuden poisto tehdä manuaalisesti. Avainvastaava lähettää viestin MyTeaching Support -palveluun tarkentaen henkilön, jolta suoritus tulee poistaa ja mistä erikoistilasta/kurssista on kyse. Mycourses tekee poiston, ja ilmoittaa eteenpäin ServiceDeskille, joka poistaa henkilön vastaavasta AD ryhmästä. Tällöin henkilön kulkuoikeus erikoistilaan lakkaa.

Tämä ilmoitus toteutetaan myöhemmin, eli ei ole vielä käytössä:
Jos henkilön rooli muuttuu esim. opiskelijasta henkilökunnan jäseneksi tai päinvastoin, aiemmin myönnetty erikoistilan kulkuoikeus ei automaattisesti poistu, mutta avainvastaavalle lähetetään muuttuneesta tilanteesta sähköposti-ilmoitus. Avainvastaavan tulee tarkistaa pidetäänkö henkilöllä edelleen kulkuoikeus erikoistilaan, vai tuleeko se uuden roolin myötä poistaa. Jos kulkuoikeus erikoistilaan perutaan, lähtee käyttäjälle automaattisesti sähköposti-ilmoitus.

4  Aulapalveluiden yhteiset sähköpostiosoitteet