91�����

Työturvallisuuskeskus toteutti työsuojelukoulutuksen elokuva- ja TV-tuotantoalalle neljänä erillisenä webinaarina, jotka ovat katsottavissa .

�ղ�ö�ٳܰ��������������ܳܲ�������ܰ�����&�Բ�����;n tueksi. 

Työ- ja elinkeinoministeriö
24.5.2018 

Euroopan sosiaalirahaston (ESR) rahoittamiin hankkeisiin osallistuvista henkilöistä kerättävät henkilötiedot 

Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 Suomen rakennerahasto-ohjelma 

Miksi sinusta kerätään henkilötietoja? 

Euroopan sosiaalirahasto (ESR) rahoittaa EU:n jäsenmaissa lukuisia hankkeita, niin myös Suomessa. Kaikki hankkeet kuuluvat johonkin ohjelmaan – Suomessa ohjelman nimi on ”Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020 Suomen rakennerahasto-ohjelma”. 

Hankkeisiin osallistuneista henkilöistä kerätään tietoja ja tässä selosteessa kerromme sinulle tietojen keräämisen syistä ja tavoista. 

Tietojen keräämisellä halutaan varmistua siitä, että hankkeiden toimenpiteet kohdentuvat juuri niihin henkilöryhmiin, joiden tilannetta hankkeilla pyritään parantamaan. Kunkin maan ESR-ohjelmille on lisäksi asetettu erityiset tavoitteet1. Suomenkin komissiolta saama EU-rahoitus on osittain riippuvainen siitä, miten hyvin Suomi saavuttaa ohjelma-asiakirjassa asetetut tavoitteet. 

1 Kestävää kasvua ja työtä 2014 -2020 Suomen rakennerahasto-ohjelmalle asetetut tavoitteet on nähtävissä osoitteessa http://www.rakennerahastot.fi/documents/10179/43217/Ohjelma-asiakirja+valmis.pdf/ 

2 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32013R1304&from=FI 

Mitä tietoja sinusta kerätään ja miten? 

ESR-asetuksessa 2 on määritelty, mitä tietoja on kerättävä kaikista ESR-toimenpiteisiin osallistuneista henkilöistä. Näiden lisäksi osa kerättävistä tiedoista on EU:n komission hyväksymään Suomen kansalliseen rakennerahasto-ohjelmaan liittyviä tietoja. 

Aloitusilmoituksella kerättävät tiedot 

Kun aloitat ESR-rahoitteisessa hankkeessa, sinua pyydetään täyttämään aloitusilmoitus. Näiden tietojen perusteella saadaan kuva siitä, millainen on tilanteesi sillä hetkellä kun aloitat hankkeessa. 

Osa kysymyksistä on määritelty arkaluonteisiksi ja näiden kohdalla voit valita vastausvaihtoehdon ”En halua vastata”. Kaikkiin muihin kysymyksiin on vastattava, sillä mikäli sinusta ei saada kerätyksi kaikkia pakollisia tietoja, ei mitään muitakaan hankkeen ja ohjelman tuloksellisuuteen vaikuttavia tietoja voida sinusta tallentaa tietojärjestelmään. 2 

Lopetusilmoituksella kerättävät tiedot 

Kun lopetat ESR-rahoitteisessa hankkeessa, sinua pyydetään täyttämään lopetusilmoitus. Siinä antamiesi tietojen perusteella ESR Henkilö -järjestelmä tarkistaa, onko tilanteessasi tapahtunut jokin muutos sinä aikana, jolloin olet ollut hankkeessa. Joissakin hanketyypeissä sinua pyydetään myös arvioimaan hankkeen onnistumista omasta näkökulmastasi. 

Lomakkeiden allekirjoittaminen ja suostumuksen antaminen 

Sinun tulee täyttää lomakkeet selkeästi, vastata kaikkiin esitettyihin kysymyksiin ja allekirjoittaa lomakkeet. Allekirjoittaessasi lomakkeet vakuutat perehtyneesi täyttöohjeeseen sekä annat samalla suostumuksesi tietojen luovuttamiseen ESR-hankkeiden seurantaa, arviointia, varainhoitoa ja tarkastamista varten. 

Vastaukseksi ovat arvokkaita 

Jos et vastaa kaikkiin lomakkeilla esitettyihin kysymyksiin, tulee sinun kuitenkin allekirjoittaa lomake. Vain tällä tavalla voidaan osoittaa, että hankkeen toteuttaja on täyttänyt velvollisuutensa ja edes yrittänyt kerätä sinusta vaadittavat tiedot. Mikäli sinusta saadaan etunimi, sukunimi, syntymäpäivä ja sukupuoli, voidaan nämä tiedot tallentaa järjestelmään ja sinä näyt järjestelmässä aloittaneena henkilönä, vaikka muita seurantatietoja sinusta ei olekaan saatavilla. Tällöin näyttää kuitenkin siltä, että ohjelman rahoitusta kuluu, mutta asetettuja tavoitteita ei saavuteta. 

Koska sinulta kysytään arkaluonteisia tietoja, on lomakkeet merkitty salassa pidettävä -leimalla. 

Mihin henkilötietojasi tallennetaan ja kuka tietoja käyttää? 

Tietojen keräämistä varten on ohjelman hallintoviranomainen eli työ- ja elinkeinoministeriö toteuttanut EU:n yleisasetuksen 3 mukaisesti ESR Henkilö -nimisen järjestelmän, josta on laadittu rekisteriseloste 4 . Suojaustasoon III kuuluvan asiakirjan käyttöoikeus voidaan antaa vain sille, jolla työtehtäviensä vuoksi on tarve saada tietoja asiakirjasta tai muutoin käsitellä sitä ja joka tuntee asiakirjojen käsittelyä koskevat velvoitteet. Henkilötietolaissa 5 ja Suomen perustuslaissa 6 sekä EU:n tietosuoja-asetuksessa on säädetty tietojesi suojaamisesta. 

3 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32013R1303&from=FI 125 artiklan kohdat 2 a, d ja e 

4 Voit lukea rekisteriselosteen www.rakennerahastot.fi -sivulta kohdasta http://www.rakennerahastot.fi/esr-hankkeen-osallistujille1 

5 Henkilötietolaki https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990523 7 luku 33 § 

6 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/1999/19990731 2. luku 

Tämän vuoksi sinua koskevien tietojen käyttäminen on rajoitettua myöskin viranomaistoiminnassa ja tarkasti valvottua. Kaikkia tietojasi käsitteleviä henkilöitä koskee vaitiolovelvollisuus. 

Henkilötietolakia ja EU:n yleistä tietosuoja-asetusta sovelletaan 25.5.2018 alkaen rinnakkain kansallisen tietosuojalain voimaan tuloon asti. Tarkempia tietoja EU:n tietosuoja-asetuksesta on saatavilla suomeksi osoitteesta http://www.privacy-regulation.eu/fi/index.htm sekä Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilta. 

Hankkeen toteuttaja eli tuensaaja tallentaa tietosi aloitus- ja lopetusilmoituksista järjestelmään. Hankkeen toteuttaja on vastuussa ESR-hankkeen osallistujatietojen asianmukaisesta keräämisestä, käsittelystä, säilyttämisestä, tallentamisesta ja tietosuojaamisesta. 3 

Työ- ja elinkeinoministeriön nimetyillä virkamiehillä on oikeus tarkastella kaikkia järjestelmässä olevia tietoja lakien ja asetusten asettamissa rajoissa. Ministeriö raportoi EU:ssa käytössä olevalla yhtenäisellä summatasolla seurantatietoja sekä komissiolle että rakennerahasto-ohjelman seurantakomitealle. Summatasolla raportoitavia tietoja ovat esimerkiksi kuinka moni alle 25-vuotias pitkäaikaistyötön on osallistunut Suomessa rahoitettuihin ESR-toimiin; kuinka moni yli 54-vuotias työttömänä hankkeessa aloittanut on työssä lopettaessaan hankkeessa; ja kuinka monella hankkeissa aloittaneella on perusasteen tai ylemmän perusasteen koulutus. Siten sinun tai kenenkään muunkaan yksittäisen osallistujan tietoja ei näistä raporteista pysty näkemään. 

Lisäksi työ- ja elinkeinoministeriö raportoi siitä, miten toimenpiteet ovat vaikuttaneet toimenpiteisiin osallistuneiden henkilöiden työllisyyteen tai työmarkkinatilanteen paranemiseen kuuden kuukauden kuluttua siitä, kun henkilö on lopettanut hankkeessa. Nämä tiedot selvitetään jälkikäteen tehtävillä kyselyillä satunnaisesti valituille hankkeisiin osallistuneille henkilöille. Siksi myös sinuun voidaan olla yhteydessä sen jälkeen, kun olet lopettanut hankkeessa. 

Välittävä toimielin eli hankkeen rahoittanut viranomainen näkee vain hankkeen seurantatietojen summatiedot. 

Yhteenlasketut tiedot ovat tietojärjestelmästä saatavista raporteista myös tarkastajien, tarkastusviranomaisen eli valtiovarainministeriön controller-toiminnon ja EU:n komission käytettävissä. Tarkastajalla on oikeus pyytää hanketoteuttajaa näyttämään suoraan ESR Henkilö -järjestelmästä tietosi sen tarkistamiseksi, että järjestelmässä olevat tiedot vastaavat niitä tietoja, jotka olet lomakkeilla ilmoittanut. 

Tietosi ovat siis vain viranomaisten käytettävissä edellä todetun mukaisesti. Tietojaisi ei luovuteta mihinkään muuhun tarkoitukseen. Tietoja voidaan kuitenkin summaustasolla luovuttaa tutkimukseen. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. 

Kuinka kauan ja missä tietojasi säilytetään? 

Tietojasi säilytetään Suomen rakennerahasto-ohjelman ”Kestävää kasvua ja työtä 2014–2020” ohjelmakauden loppuun asti. Ohjelmakauden päättymisestä on säädetty yleisetuksessa ja aluieden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta annetussa laissa7 . 

7 https://www.finlex.fi/fi/laki/ajantasa/2014/20140008 

8 http://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/PDF/?uri=CELEX:32013R1303&from=FI 140 artiklan 1. kohta, 4. alakohta 

9 https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2014/20140358 30 § 

Tietojasi säilytetään vähintään 10 vuotta siitä, kuin hanke päättyy. Päättymispäivä lasketaan rahoituspäätöksessä määrätystä hankkeen päättymispäivästä. EU:n komissiolla on kuitenkin tarvittaessa oikeus jatkaa tätä säilyttämisaikaa. Säilyttämisajan jatkaminen perustuu yleisasetukseen8. 

Mihin säilyttämisvelvollisuus perustuu? 

Työ- ja elinkeinoministeriön rekisteritietojen säilyttämisvelvollisuus perustuu yleisasetukseen ja alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta annettuun lakiin. Tuensaajan eli hanketoteuttajan velvollisuudesta säilyttää tietoja on säädetty alueiden kehittämisen ja rakennerahastohankkeiden rahoittamisesta annetussa laissa ja rakennerahastoista osarahoitettavien kustannusten tukikelpoisuudesta annetulla valtioneuvoston asetuksella9 . Hanketoteuttajan on säilytettävä täyttämäsi lomakkeet kulunvalvotussa tilassa suljetussa kaapissa tai kassakaapissa. Sekä kansalliset että EU:n viranomaiset saattavat tarkastaa, että hankkeesta raportoidut tiedot ovat oikeita ja että tiedot on raportoitu muuttumattomina komissiolle. 

Miten allekirjoittamasi lomakkeet hävitetään? 

Lomakkeet on hävitettävä todisteellisesti siten, että ne silputaan tai laitetaan lukittuun paperinkeräysastiaan hävitettäväksi. 

Oikeutesi sinua koskevan tiedon oikaisuun ja poistamiseen 

Koska aloitus- ja lopetusilmoituslomakkeet kuvaavat sen hetkistä tilannettasi, ei tietojen muuttaminen tai poistaminen jälkikäteen ole pääsääntöisesti mahdollista. Lomakkeella olevia perustietoja (nimi, osoite ja yhteystiedot) voidaan päivittää. Huomioithan, että näiden tietojen päivittäminen vaatii uuden allekirjoitetun lomakkeen antamisen hanketoteuttajalle. 

Antamillasi työllisyys-, koulutus- tms. tiedoilla ei ole minkäänlaisia oikeusvaikutuksia henkilökohtaisiin etuihisi tai oikeuksiisi, koska ne toimitetaan eteenpäin ainoastaan summaustasolla alussa kuvatulla tavalla. 

Työ- ja elinkeinoministeriöllä on lakisääteinen ESR-asetukseen ja yleisasetukseen perustuva velvollisuus kerätä tietosi ohjelman toteutumisen ja vaikuttavuuden arvioimiseksi. Tästä syystä sinua koskevia tietoja ei voida poistaa rekisteristä. 

Omien tietojesi tarkistaminen 

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti voit pyytää ja saada nähtäväksi ministeriön palveluihin tallennetut henkilötietosi. 

Pyydä hanketoteuttajalta yhteenveto tiedoistasi 

Hanketoteuttaja voi tulostaa henkilötietolain mukaisen yhteenvedon tiedoistasi. Järjestelmän tulostettu raportti annetaan tai lähetetään kirjattuna kirjeenä vain sinulle itsellesi. 

Pyynnön esittäminen työ- ja elinkeinoministeriölle 

Voit myös pyytää henkilötietojasi työ- ja elinkeinoministeriöstä. Tietopyynnöstäsi tulee selkeästi käydä ilmi, että pyyntösi koskee ESR Henkilö -palveluun tallennettuja tietojasi. 

Tietopyyntö tulee toimittaa kirjallisesti TEM:in kirjaamoon. TEM:in kirjaamon nettisivulla on tietopyyntölomake http://tem.fi/kirjaamo-ja-arkistopalvelut, joka sisältää myös ohjeet tietopyynnön tekemisestä ja toimittamisesta ministeriöön.